Helgeland er en vakker region med ca. 85.000 innbyggere, på størrelse med Oslo-bydelene Sagene og St. Hanshaugen til sammen. Den minste kommunen har kun 463 innbyggere, den største har 25.800. Eldrebølgen har allerede slått inn og demografien blir stadig mer topptung. Kommunene sliter med å ha nok arbeidskraft. Få hender og svak kommuneøkonomi skriker etter gode måter å jobbe på, effektivisering, datadeling og god dialog med innbyggerne.
“Folk kommer jo på jobb selv om de har 40 i feber. De vet at det er bare de som kan jobben som skal utføres» – Økonomimedarbeider i Helgelandskommune
Helgelandsregionen har skjønt at sammen står de mye sterkere. Gjennom oppgavefellesskapet, Digitale Helgeland, deler de ressurser, kompetanse, spleiser på digitale løsninger og utvikler innovative og brukerorienterte tjenester for innbyggerne sine. Effektene er store og umiddelbare.
Knowit er så heldige at vi har fått jobbe med tjenestedesign for Digitale Helgeland i mange prosjekter de to siste årene. Vi har blant annet fått jobbe med strategi for felles velferdsteknologi, plan- og byggsamarbeid, samarbeid på tvers av økonomiavdelinger og sist men ikke minst utvikling av felles tjenester for alle 19 kommunene gjennom prosjektet ALL IN. Det er sistnevnte prosjekt vi skal fokusere på videre, for her er det gjort et stort stykke arbeid for et lite stykke Norge.
Alle kommuner er pliktige til å levere 120 tjenester til sine innbyggere uavhengig av størrelsen på kommunen. Tjenester er så mangt. Alt fra dispensasjon til snøskuterkjøring, vedtak om parkeringsbevis for forflytningshemmede, skjenkebevilling, barnehageplass eller omsorgsbolig. Vil du motta en tjeneste fra kommunen, må du søke om det gjennom et søknadsskjema.
Da vi startet ALL IN-prosjektet hadde Helgelandskommunene hver sin versjon av den samme tjenesten. 19 ulike skjemaer for søknad om parkeringsbevis, og 19 versjoner av alle de 120 andre tjenestene også. Det blir omtrent 2300 skjemaer totalt!
Ser vi større på det har Norge i verste fall 357 versjoner av parkeringsbevisskjemaet. Og 357 versjoner av alle de 120 andre tjenestene også. 42.840 skjemaer totalt! Hva er det vi driver med, Norge? Snur vår felles sparegris opp ned og rister?
Ikke nok med mange ulike versjoner av skjemaene, søknadsskjemaene i Helgelandskommunene kom i alle mulige formater; papir, Word, Excel, Forms og i ulike digitale skjemaløsninger. Søknader kunne også komme pr telefon, rett i innboksen til en saksbehandler eller ved fysisk oppmøte på kontoret.
«Innbyggerne vet hvem i kommunen som har lett for å gi tillatelser eller fatte vedtak, så da tar de direkte kontakt med den saksbehandleren...» – Innbygger i en Helgelandskommune
Dette skjemaveldet har Knowit vært med på å ta en kraftig opprydning i. I stedet for 19 versjoner av hvert eneste skjema, blir det nå én felles søknad pr tjeneste, helt lik for alle kommunene. Alle lisensavtaler med ulike skjemaleverandører avsluttes og alle skjemaene blir nå tilgjengelige i Altinn.
Og vi har ikke bare ryddet opp og flyttet tjenestene over til Altinn. Vi har også gjort store grep for å gjøre tjenestene enklere å fylle ut og forstå for innbyggerne og enklere og mer effektive å saksbehandle for fagpersoner i kommunene. Én felles «sannhet» åpner også opp for faglig samarbeid på tvers av kommunegrensene og likebehandling overfor innbyggerne, uavhengig av hvor de bor.
«Jeg mister motet og føler meg dum hver gang jeg prøver å fylle ut et skjema…» - Innbygger i en Helgelandskommune
For å gjøre tjenestene mer brukervennlige har vi vært nødt til å sette oss inn i perspektiver fra både søker og saksbehandler. Det har vi gjort gjennom samtaler, intervjuer og brukertester med innbyggere og saksbehandlere fra de 19 kommunene. Vi har sett at det blir mye att og fram mellom saksbehandler og innbygger fordi søknadene er mangelfulle eller for upresist beskrevet. Ofte har roten til problemet ligget i selve søknadsskjemaet, som benytter fagterminologi og lite forståelige begreper.
«Det blir så mye att og fram og att og fram» Saksbehandler i en Helgelandskommune
«En stor bunke med papirer ble sendt frem og tilbake mellom meg og saksbehandler i over ett år, bunken med papirer bare vokste og vokste.» – Innbygger i en Helgelandskommune
Prosjektgruppa i ALL IN ble derfor tidlig enige om noen prinsipper:
• Vi spør kun om det som er nødvendig for å behandle søknaden
• Færrest mulig fritekstfelt
• Hente grunndata slik at vi kan forhåndsutfylle felt som feks. persondata fra folkeregisteret, eiendomsdata og foretaksinformasjon.
• Slå sammen tjenester som hører sammen og heller ha sporvalg underveis
Ennå har vi ikke snakket om effekter og gevinster ved prosjektet. Kostnadsbesparelser jo en åpenbar gevinst. Årlig vil det spares over 1 million kr. i lisenskostnader ved å gå over til Altinn. Kortere saksbehandlingstid er en annen stor tids- og kostnadsbesparelse.
Også har vi alle de kvalitative gevinstene som vi gleder oss til å se skinne når tjenestene lanseres en etter en. Mindre frustrasjon og misforståelser, att men kanskje ikke fram igjen. Standardiserte prosesser som gjør det enklere å fatte vedtak og å samarbeide på tvers av kommunene. Og vi tror det er mange, mange flere.
Til slutt vil vi applaudere Digitale Helgeland for at de legger en stor gavepakke til resten av Kommune-Norge på bordet. Digitale Helgeland deler mer enn gjerne kildekoden til alle tjenestene vi har utviklet slik at skjemaene kan tas i bruk i andre kommuner. Kanskje vi kan skimte et «Digitale Norge» langt der fremme?
Vil du vite mer? Ta kontakt med Julia eller Emilie, tjenestedesignere i Knowit.