Jeg begynner blogginnlegget med vår tids største klisje: Vi lever i en kompleks og sammensatt verden. Men i denne sammenhengen er klisjeen ytterst relevant. Behovet for kontroll, innsikt og overblikk over store datamengder melder seg oftere og oftere. Forventningen om umiddelbar tilgang til data som sier noe om resultatene til en organisasjon er evig til stede, gjerne fremstilt på en visuelt stimulerende måte. Og en av de aller mest effektive måtene å møte denne forventningen på, er å lage dashboards. Vårt valgte verktøy er Google Data Studio.
Hva er Google Data Studio?
Data Studio er Googles verktøy for å visualisere og rapportere data. Det ble lansert i det norske markedet i 2017 og er fremdeles i beta-versjon. At verktøyet er i beta innebærer raske, uforutsette endringer, men også hyppige forbedringer, i både funksjonalitet og visualiseringsmuligheter. Data Studio henter informasjon og resultater i sanntid fra et stort utvalg kanaler eller kilder, og gir deg muligheten til å presentere disse dataene slik du selv ønsker. Det første du må gjøre er å velge hvilke kilder du ønsker å visualisere data fra, hvordan du ønsker å vise dem frem og hvilke data du vil inkludere, og du er godt på vei til et velfungerende dashboard.
...og hvorfor bør jeg teste det?
Det er to hovedgrunner til at du bør bruke Google-kontoen din og logge deg på Data Studio ved neste anledning. Den første grunnen er at det er helt gratis. Det koster deg ingenting å opprette flotte dashboards og koble dem til Googles egne datakilder, som Google Analytics, Docs eller AdWords. Du kan også koble til andre kilder utenfor Google, for eksempel Facebook og Mailchimp, men da kan det være at du må betale en liten slant til en tredjepart. Den andre grunnen er at det er intuitivt å sette opp og enkelt i bruk.
Hvor begynner jeg?
Den enkleste måten å begynne på er å benytte deg av malene i Data Studio som gjør det enkelt å visualisere forskjellige kanaler eller segmenter. Dersom du for eksempel skal rapportere på resultater i en AdWords-konto, så finner du fine maler som er tilpasset nettopp dette. Om du heller ønsker å utfordre din kreativitet og vil starte med blanke ark, så kan du selvfølgelig også gjøre det. Da kan du for eksempel bruke malene eller eksempelrapportene som er tilgjengelig til inspirasjon.
Kan et dashboard være nyttig for min organisasjon?
Sitter du kanskje i en markedsavdeling med flere kampanjer og aktiviteter i gang samtidig og sliter med å vise frem resultater på en lett forståelig måte? Eller kanskje du jobber i en salgsavdeling og må rapportere hyppig på resultater? Eller sitter du i ledelsen og har implementert et endringsprosjekt hvor du ønsker å vise frem gangen i utviklingen? I disse anledningene, og mange flere, bør du virkelig vurdere å opprette et dashboard.
Alle situasjoner med store datamengder i alle organisasjoner kan med andre ord dra nytte av datavisualisering. Hovedpoenget er en åpen og tydelig kommunikasjon av resultater på tvers av organisasjonen, eller i forholdet mellom organisasjon og kunder. Alle tall og data du sitter på, kan visualiseres. Uansett om du vil vise frem hvor mange samtaler kundeservice har tatt imot den siste måneden, hvor mange salg salgsavdelingen har generert, hvor mange leads man har fått inn på et kontaktskjema på nettsiden eller hvordan omdømmet til organisasjonen utvikles over tid, er dette mulig å fremstille på en enkel og tiltalende måte ved hjelp av et dashboard.
Fordeler og tips
Den kanskje aller største fordelen med Google Data Studio er kontrollen du får på fremstillingen av resultater i dashboardet når det er koblet til de datakildene dere bruker. Med gode tabeller kan du enkelt se hvordan en aktivitet, utvikling eller endring utspiller seg, og du kan lage diagrammer og grafer som for eksempel visualiserer utvikling over tid. Det gir en klar oversikt, og oppdateringen i sanntid gjør at organisasjonen (eller de du ønsker å gi tilgang til dashboardet) er løpende oppdatert på akkurat det som er viktig for dere. Et hett tips fra oss: husk å legge inn datostyring på rapporten slik at alle med tilgang til rapporten selv kan velge rapporteringsperiode.
Vårt beste stalltips er at du må prøve deg frem. Bruk litt tid på å bli kjent med verktøyet, tilpass tabeller og diagrammer, og lek deg som designer. Forhåpentligvis vil dette ende opp med en rapport som gir deg akkurat den informasjonen du ønsker, akkurat når du ønsker den.
Hva gjør man med dashboardet når det er ferdig oppsatt, da?
De aller fleste organisasjoner bruker mye tid på å utarbeide rapporter og samle store datamengder inn i systemer. Men det som gjerne faller litt mellom sprekkene er å gjøre all informasjonen om til innsikt. Her er Google Data Studio til god hjelp. Innsiktsfasen blir mye enklere om man har en tydelig visuell fremstilling av data fra alle relevante kilder. De fleste av oss har enklere for å forstå komplekse datasett når det er visuelt presentert, fremfor som et mylder av tall i ulike rapporteringssystemer. Dette betyr ikke at vi skal slutte å rapportere på resultater. Google Data Studio gir ikke innsikten gratis – grafene og tabellene må tolkes, vurderes, analysers og settes i system før de blir ordentlig verdifulle for organisasjonen.
Det er også den umiddelbare tilgangen på visuelle data som er veldig verdifull. Ikke bare gir det hjelp til innsiktsfasen, det gir også en tydelig kontroll på alle aktiviteter og en total transparens i alle krinker og kroker i organisasjonen. Mange av oss trenger og ønsker informasjon akkurat der og da, og har hverken tid eller kapasitet til å rydde seg frem til den relevante informasjonen. Her kan et dashboard være et strålende utgangspunkt.
Full kontroll
Vi ender med en kjapp konklusjon. Google Data Studio er gratis, enkelt å koble opp mot relevante datakilder, intuitivt og enkelt i bruk, og verdifullt for alle organisasjoner som ønsker oversikt over aktiviteter, utvikling, prosesser og endringer. Det gir rett og slett full kontroll på det du ønsker å vise frem. Og det er vel ganske mange av oss som kjenner litt på et kontrollbehov, eller?