Slik får du OKR til å fungere i praksis (uten å gjøre det komplisert)

Nye mål, justering av strategi, nye prioriteringer, og kanskje den samme tanken når noen nevner OKR: «Ja, vi har forstått konseptet, men hvordan får vi det faktisk til å fungere i hverdagen?»

OKR har rukket å bli kjent for de fleste. Mange som vurderer å ta det i bruk har allerede vært gjennom et par artikler om hva forkortelsen står for, og hvorfor «Google, Facebook og Amazon bruker det». Likevel er det mange som sitter igjen med spørsmål som:

• Bruker vi det riktig?
• Hjelper dette oss egentlig?

Dette innlegget handler derfor ikke om enda en definisjon av OKR. I stedet ser vi på hva som faktisk må ligge til grunn for å lykkes med OKR i praksis – og hva som ofte står i veien.

Men først: en kjapp virkelighetssjekk

Før vi går inn på løsninger, er det nødvendig å sjekke om de grunnleggende forutsetningene for å lykkes med OKR faktisk er på plass eller ikke. Dersom du og virksomheten kjenner dere igjen i flere av punktene under, tyder det på at utfordringen ligger i hvordan dere bruker OKR som metode.

• OKR’ene blir laget og etablert ved kvartalsstart, og så mer eller mindre glemt.
• Ansatte opplever OKR som merarbeid, ikke som hjelp til å prioritere arbeidet som gjøres for å nå målene.
• Det finnes mange Objectives og enda flere Key Results, og fåtallet husker hva de går ut på.
• De ukentlige møtene handler mest om rapportering av status, lite om læring og prioritering.
• Key Results beskriver aktiviteter som skal gjøres, ikke hvilken effekt eller endring man vil oppnå.
• Teamene lager OKR i silo, uten tydelig kobling til virksomhetens strategiske retning og prioriteringer.

Hvis dere opplever at flere av disse punktene er treffende, har dere sannsynligvis ikke problemer med OKR som konsept, men et implementeringsproblem. Det er likevel ikke dårlige nyheter, for det går an å gjøre noe med.

Tre grep som får OKR til å fungere

Vi mener det er spesielt tre kjerneelementer som er avgjørende for å skape momentum og oppleve resultater av arbeidet med OKR:

1. Forankring
2. Fokus
3. Rytme
   

Forankring – OKR må være integrert i hvordan ledere prioriterer, kommuniserer og følger opp

OKR fungerer ikke hvis det brukes som et verktøy i et sideprosjekt ved siden av «den egentlige ledelsen». Dette må være på plass for at OKR skal fungere:

• Ledelsen er tydelig på hvorfor OKR brukes
  Hva skal dette faktisk hjelpe oss med? Mer fokus? Bedre gjennomføring? Bedre prioriteringer på tvers?
• OKR henger sammen med strategi
  Objectives er ikke løse ønsker eller egne satsingspunkter, men en oversettelse av strategiske prioriteringer.
• Språket er forståelig
  Begrepene er oversatt til ord folk kjenner igjen, men beholder samme logikk: retning, målbare effekter og tiltak.
• Ledere bruker OKR aktivt i dialogen
  Spørsmål som «Hvilke Key Results prioriterer vi nå?» og «Hva har vi lært siden sist?» bør være naturlige sjekkpunkter.

Hvis forankringen mangler, vil OKR oppleves som et skjema som må fylles ut i stedet for et nyttig verktøy som driver ønsket endring.

Fokus – færre mål gir mer kraft

Den vanligste fellen virksomheter går i er å fylle opp med mål i stedet for å prioritere de få som virkelig betyr noe.

Typiske symptomer:

• Lange lister med Objectives og Key Results.
• Alt virker viktig, ingenting kan vente.
• Key Results beskriver aktiviteter («gjennomføre…», «lage…») fremfor de faktiske effektene dere ønsker å oppnå.

Fokus handler ikke om å kutte antall mål for enhver pris, men mer om å definere noen få, tydelige effekter som gjør det enklere å velge hva virksomheter skal bruke tid og energi på. Når tiden er knapp, som den ofte er, skal OKR hjelpe dere med å prioritere hva som skal gjøres nå og hva som kan vente.

Rytme – OKR må inn i kalenderen, ikke bare tas opp i starten av året

OKR er en kontinuerlig praksis, ikke et dokument som kan puttes i skuffen, og hentes frem ved behov.

Virksomheter som får dette til i hverdagen, jobber gjerne etter en enkel og forutsigbar rytme, for eksempel:

• Kvartalsvis: Velge hva som er viktigst nå, justere Objectives og Key Results.
• Månedlig: Se på utvikling og læring. Hva går bra, hva går treigt, hva må endres?
• Ukentlig eller annenhver uke i team: Kort check-in:
  • Hvordan ligger vi an?
  • Hvilke tiltak har vi prøvd?
  • Hva prioriterer vi neste uke?

Formålet er ikke å ha flest mulig møter, men å sørge for at OKR’ene er førende for hvilke valg virksomheten tar, slik at de treffer prioriteringene i hverdagens hektiske rytme.

Tre vanlige fallgruver når dere jobber med OKR

1. Uklar strategi i bunn

OKR kan ikke erstatte en manglende strategisk retning. Hvis dere er grunnleggende uenig i den fundamentale strategien og hvor virksomheten skal, vil det være synlig i OKR’ene.

Mottiltak:
Sørg for at den overordnede strategien er tydelig avklart før dere setter OKR. De skal være en forlengelse av strategien, ikke et sideprosjekt.

2. Én ildsjel, resten lunkne

Hvis én person (eksempelvis lederen, prosjektleder, eller en spesielt dedikert kollega) eier alt, stopper mye opp når vedkommende er borte eller ikke har kapasitet til å følge opp.

Mottiltak:
Fordel ansvar. Bygg et lite nettverk av OKR-ambassadører og ansvarliggjør dem. Sørg også for at ledergruppen trener på å bruke metoden selv, ikke bare «bestiller» OKR fra et organisatorisk nivå.

3. Rapportering fremfor læring

Når alt handler om å fylle ut status og fargekoder så blir motivasjonen lav.

Mottiltak:
Bruk møtene til å diskutere årsaker, læring og beslutninger. Pass på at det ikke blir rapporteringsmøter der alle bare leser opp «status».

En enkel måte å komme i gang eller i gang igjen

Hvis dere vil ta et steg uten å gjøre det stort og tungt, kan dere teste denne enkle tilnærmingen:

1. Start med hvorfor (1–2 setninger)
   Svar på: Hva håper vi at OKR skal hjelpe oss med de neste 6–12 månedene?
2. Velg et lite område først
   Ikke start med hele virksomheten. Velg ett team eller én del av organisasjonen hvor motivasjonen er høyest, og hvor det er rom for å prøve og feile.
3. Lag én enkel rytme
   • Formuler 2–3 objectives for pilotområdet.
   • Lag 2–4 Key Results per Objective.
   • Sett møter i kalenderen:
     – Oppstart (sette OKR)
     – Midtveis (læring og justering)
     – Avslutning (hva lærte vi – og hva gjør vi neste kvartal?)

Etter ett kvartal har dere det dere egentlig trenger: praktisk erfaring. Derfra kan dere forbedre, justere eller skalere – basert på hva som faktisk fungerte.

Til slutt

OKR er ikke et mål i seg selv. Det er én måte å sørge for at strategi og hverdag henger bedre sammen.

Hvis dere:

• er tydelige på hvorfor dere bruker OKR
• tør å prioritere hardt
• og legger inn en enkel rytme for oppfølging

… øker sjansen betydelig for at OKR blir noe som hjelper dere i hverdagen fremfor nok et rammeverk som går i skuffen.

I Knowit Management Consulting har vi lang erfaring med bruk av OKR, både i eget arbeid og i å hjelpe virksomheter med å etablere og ta dem i bruk. Vi vet at det er utfordrende og tidkrevende å hente ut effektene av OKR-arbeidet. Vi hjelper dere derfor gjerne videre på reisen – enten dere allerede har innført OKR eller ikke.

Ønsker du å vite mer om OKR og hvordan Knowit Management Consulting kan hjelpe din virksomhet? Ta kontakt med Tobias Dahm, og book et uforpliktende møte.