I Knowit Insight er vi kontinuerlig på jakt etter kompetanseheving og forbedret innsikt i fagområdene vi brenner for. På samme måte opplever vi at kundene våre og andre eksterne organisasjoner får mye verdi ut av seanser hvor vi deler erfaringer og høster inspirasjon fra hverandre.
Vi i Knowit Insight arrangerte derfor nylig et roundtable med NRK, Telia, Ruter og Finn.no som benytter OKR metodikken i sitt arbeid med å gå fra strategi til gjennomføring. Ved å samle sentrale medarbeidere fra relevante organisasjoner fikk vi gode diskusjoner hvor vi både fikk delt innsikt og diskutert løsninger for å lykkes med målstyring i store, komplekse virksomheter.
Gjennom vårt samarbeid med ulike offentlige og private bedrifter i norsk næringsliv opplever vi verdien av å samle ledere og fagpersoner i samme rom for å problemløse rundt felles erfarte utfordringer. Når det kommer til OKR som tematikk, der man alltid vil møte nye utfordringer avhengig av hvor langt organisasjonen er kommet, ser vi at dette er en arena som er relevant over tid – og noe vi ønsker å fasilitere på jevnlig basis i tiden som kommer.
I løpet av diskusjonen med kjernerepresentanter fra utrullingen av OKR i NRK, Telia, Ruter og Finn.no ble det belyst mange aspekter som fremstår som avgjørende for tidligere og fremtidig suksess med metoden. Vi mener det er spesielt tre nøkkelpunkter som er avgjørende for å skape momentum og oppleve resultater av arbeidet med OKR; Forankring, Fokus og Kontinuerlig arbeid.
Tydelig retning og mandat fra ledelsen om å bruke ressurser på målstyring
Gi organisasjonen tillit til å utforme riktige mål
Sørg for at metode, mål og målstyring er lett tilgjengelig
Utover å beslutte at virksomhet skal benytte OKR metoden er det avgjørende at ledelsen i selskapet er tydelige på at dette skal prioriteres. Å rulle ut OKR i store virksomheter er ressurskrevende, og ledelsen må gi organisasjonen et tydelig mandat til å prioritere arbeid med målstyring. Spesielt i organisasjoner av en viss størrelse ser vi at forankring er avgjørende for å lykkes.
Et effektivt virkemiddel for å lykkes med implementeringen av OKR kan være å bruke tid på det i allmøter (Townhalls) og andre anledninger hvor majoriteten er samlet. Videre er det viktig at medarbeiderne får tillit til å bære dette fremover og selv oppleve et mandat til å bidra.
I diskusjonen med de deltagende virksomhetene ble det av flere påpekt den store verdien av at ledelsen aktivt bruker OKR til å etterspørre status i sin oppfølging av resultater fra organisasjonen. Dette er et effektivt virkemiddel for å tydelig signalisere at dette er den metodiske tilnærmingen man ønsker å benytte til målstyring.
Flere selskaper har gjort OKR-budskapet lettere å forankre ved å forenkle budskapet og/eller fornorske det ved å bruke ord som ambisjon, nøkkelresultat og aktiviteter (kontra Objectives, Key Results og Initiatives). Mange selskaper evner å skape engasjement ved å gjøre selskapets mål og måloppnåelse lett tilgjengelige gjennom gode digitale verktøy. Det en klar tendens til at de virksomhetene som lykkes med forankring fra toppen evner å skape engasjement for OKR metodikken.
Tørre i prioritere til tross for at det er vanskelig
Streb etter å minimere antall mål
Det er viktigere å følge opp effekten av utviklingsmål enn aktiviteter og driftsoppgaver
Å evne og prioritere strategiske veivalg og aktiviteter i en hektisk hverdag er noe av det vanskeligste vi gjør, samtidig som det er helt avgjørende for å lykkes med det som er viktigst. Virksomheter opplever stor verdi i at ledelsen fokuserer på effektene av arbeidet, og gir organisasjonen spillerom til å selv definere veien til målet(ene). Prioritering av Objectives på selskapsnivå, som engasjerer alle delene av store organisasjoner, kan være en utfordring. Tilsvarende på avdelingsnivå hvor team jobber med ulike problemstillinger. Erfaringsdelingen indikerte at denne utfordringen kan løses på ulike måter.
En av virksomhetene fortalte om effekten av å kun fokusere på ett objective, i startfasen, for å skape tydelighet og forenkle budskapet. Da kan man tillate seg at OKR metoden ikke gaper over alle oppgaver som skjer i organisasjonen, men heller fokuserer på det viktigste alle skal jobbe mot uavhengig av andre gjøremål. I slike tilfeller erfarer flere virksomheter at det er hensiktsmessig å jobbe OKR metodisk med utviklingsmål kontra å jobbe med typiske driftsoppgaver på selskapsnivå. Vi utfordrer ofte våre kunder til å ha få og konkrete mål i startfasen, og heller utvide antall mål og omfang når organisasjonen er godt kjent med metodikken og har innarbeidet gode rutiner for oppfølging.
Ikke jobbe mot en endestasjon, menfokus på stadig forbedring
Fokus på å feire suksess underveis - det gir energi
Interne OKR-ambassadører som sprer engasjement og bistår med å holde momentum oppe er nyttig
Å lykkes med OKR er ikke gjort i en håndvending, spesielt ikke i store komplekse organisasjoner. Likevel er reisen veldig verdifull, og virksomheter opplever stor verdi bare av å ha målbildet på agendaen i det daglige arbeidet. For å høste full effekt av OKR metoden krever det kontinuerlig arbeid over tid, og ikke tenke at man jobber mot en endestasjon. En av Norges ledende bedrifter på OKR metoden har jobbet med dette i 8 år og opplever stor verdi, men er fortsatt forent om at det er flere aspekter som kan optimaliseres.
Selskapene erfarer at mye av nøkkelen til å opprettholde momentum i arbeidet med OKR er å feire seire underveis, samtidig som man er åpne og ærlige om utfordringene med endringsarbeidet. Vi anbefaler å finne gode løsninger for intern oppfølging av målene man har satt, og ikke sette for høye krav til møtefrekvens og rapportering. Et annet effektivt virkemiddel for å opprettholde engasjementet er å utnevne dedikerte OKR ambassadører (Champions). I store organisasjoner kan et nettverk av ansatte som brenner for implementering og utvikling av målstyring være veldig nyttig. Kontinuerlig arbeid over tid gir gode resultater - også når det gjelder OKR metoden.
Ønsker din bedrift å bli invitert til vår neste seanse med erfaringsdeling fra OKR metodikken?
Vi i Knowit Insight hjelper stadig flere virksomheter med operasjonalisering av strategi og målstyring. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan hjelpe dere i gang eller løse utfordringer dere står i.