Perioden med nedstenging har vært lang og vond for mange, men nå begynner vi så smått å se lys i enden av tunnelen. Vi gleder oss til å gå tilbake til normalen. Dog for mange vil det heller være snakk om en ny normal heller enn den arbeidshverdagen de hadde før 12. mars 2020.
Ifølge en undersøkelse lansert av Oslo Met 28. mai ønsker 70 % å fortsette på hjemmekontor også etter at pandemien er over, fordi de setter pris på den fleksibiliteten det har gitt. McKinsey rapporterer at hele 30 % sier at de vil bytte jobb om de må gå tilbake til en arbeidsplass som krever at de er 100 % på kontoret. Regjeringen har tatt dette paradigmeskiftet inn over seg. Et lovforslag, knyttet til økende bruk av hjemmekontor, er sendt ut på høring. Disse signalene er for viktige til å overse og bør legge noen føringer for hvordan din bedrift planlegger for fremtiden.
Med utgangspunkt i dette tema gjennomførte vi i Knowit Insight en uhøytidelig poll på LinkedIn der vi ba folk si sin mening om hvorvidt de trodde norske virksomheter hadde en plan for hvordan de skulle håndtere denne nye normalen. Av de 160 personene som svarte var det bare 30 % som trodde at virksomhetene hadde en plan.
Så hva betyr dette? Er det sånn at ledelsen i virksomhetene ikke har tatt inn over seg at ansatte kommer til å ønske seg en mer fleksibel ordning enn tidligere? Mener de at en plan er overflødig fordi de bare kan fortsette som under pandemien? Eller har de faktisk lagt planer, men ikke kommunisert dem ut til de ansatte?
Viktigheten av å ha en plan
Uavhengig av hva som er svaret er det å ha en konkret plan og kommunisere den ut til ansatte viktig. McKInsey rapporterer at usikkerhet til framtiden er sterkt forbundet med følelse av angst og utbrenthet, og estimerer at mangel på kommunikasjon om fremtiden tredobler sannsynligheten for utbrenthet.
Lite motiverte og utbrente arbeidstagere har høye kostnader både for enkeltmenneskene og organisasjonene. Den gode nyheten er at det å ha en plan og å kommunisere den ut til ansatte har stor påvirkning både på hvordan de ansatte har det på jobb og hvor produktive de er. Faktisk viser undersøkelsen at produktiviteten dobles bare ved å kommunisere at man jobber med en plan. Den er hele fem ganger så høy om planen er detaljert.
Hva bør en plan inneholde
Først og fremst må du bestemme deg for hva du skal planlegge for. Her er det ingen «one-size-fits all». Du må finne ut hva som er riktig å gjøre for din bedrift i ditt marked med dine ansatte. Det er mange ulike modeller å velge mellom. Noen eksempler på dette er:
- Alle tilbake på kontoret
- Alle hybrid
- Noen avdelinger hybrid, andre fast på kontoret
- Alle på hjemmekontor hele tiden
Dersom du legger opp til ulike modeller for ulike grupper av ansatte må du ha en plan for hvordan du kommuniserer valget.
Dersom du går for en hybrid modell krever det en ekstra innsats å sikre at alle fokuserer på det, som til enhver tid, skaper mest verdi når man ikke har en felles fysisk møteplass. Noen aktuelle spørsmål:
- Hvordan hjelpe ansatte til å strukturere og lede seg selv?
- Hvordan motivere ansatte og sikre produktivitet?
- Hva skal vi bruke kontoret til, og hva skal vi gjøre når vi møtes der?
- Hva skal vi gjøre med den ledige kontorplassen som vi har betalt for?
- Hvordan sikre at vi har den riktige “tech stacken” på plass?
Alle ansatte på hjemmekontor fører også med seg noen implikasjoner:
- Hvordan bygge tillit mellom mennesker som aldri møtes fysisk?
- Skal vi ha noen fysiske møteforumer?
- Kan vi utvide det geografiske området for rekruttering?
- Hva gjør vi med kontorlokalet som vi allerede betaler for?
- Hva skal vi tilby av utstyr/dekke av kostnader til hjemmekontoret?
- Er forsikringsordningene våre tilpasset ansatte på hjemmekontor?
Ikke vent – gjør det nå
Menneskene er den viktigste ressursen en virksomhet har og konkurransen om de beste hodene er sterk, og ikke minst kostbar. Forventingene om en ny arbeidshverdag er høyst reelle. Om ikke du planlegger for dette, så risikerer du at konkurrentene dine kommer deg i forkjøpet. Så spørsmålet du må stille deg selv er; Ønsker du å være førstemann på ballen eller overlater du til konkurrentene dine å sikre seg den først og dermed stikke av med beste hodene?
Om forfatteren
Tove Engebø-Skas har omfattende erfaring som konsulent og leder har jobbet innen en rekke ulike bransjer. Hun brenner for å bygge virksomheter som løfter fram og tar godt vare på virksomheters viktigste ressurs – de ansatte. Som Senior Manager i Future Organizations i KnowIt Insight hjelper hun virksomheter med å tilrettelegge driften for fremtiden.
Om Knowit
Vi i Knowit har verdifull erfaring med målstyring gjennom OKRs og Agile forretningsmodeller, utvikling av medarbeiderreiser, endringsledelse og kommunikasjonsplaner – dette er relevante fokusområder for deg som vil være bedre forberedt på det vi vet kommer Vi tar gjerne et uforpliktende møte for å diskutere hvordan vi kan hjelpe deg og din virksomhet i dette, og blir bedre forberedt på den nye normalen.
