I pandemiens tid er mange av oss tvunget til å jobbe virtuelt. Møter kan ofte ha en tendens til å bli enda tyngre, vanskeligere å følge med på, og ikke minst være utfordrende å få godt utbytte av. Derfor er det viktig å gjennomføre retrospektiv for å finne og belyse utfordringer, og deretter kartlegge hvordan disse kan løses (eller i det minste forminskes). Denne artikkelen inneholder derfor erfaringer og råd til hvordan man kan gjennomføre virtuelle retrospektiv.
Først og fremst kan det være greit å bite merke i at erfaringen som belyses ikke strekker seg lenger enn over to virtuelle retrospektiv, men at undertegnede har erfaring med å holde vanlige retrospektiv og har skrevet både masteroppgave og forskningsartikkel om virtuelle team.
Gode verktøy er ofte en av de viktigste kriteriene for å gjennomføre gode virtuelle møter, da inkludert retrospektiv. Finn et kommunikasjonsverktøy som fungerer for ditt team, og bruk gjerne video. Dette resulterer ofte i at alle følger bedre med. Dette er både fordi du vet at andre ser på deg, samt at det er lettere å følge med når du kan se personen som snakker. Når det kommer til verktøy for gjennomføringen av retrospektive metodikker er det viktig å finne noe som alle medlemmene kan samhandle med. Dette igjen for å opprettholde oppmerksomheten til alle medlemmene.
Det gav oss mye bedre oversikt.-Teammedlem
Ved første virtuelle retrospektiv prøvde forfatter å bruke Google Docs på grunn av muligheten til å dele et dokument som alle teammedlemmene kunne både se og endre på live. Dette fungerte relativt greit til å være første forsøk, men ved å gå over til et verktøy som var laget for slike møter (miro.com) så undertegnede en stor forskjell mellom aktivitet fra teamet. Ved første møte kom det 19 tilbakemeldinger og det ble laget 4 action items ifra disse, og fra det siste møte kom det 37 tilbakemeldinger og det ble laget 9 action items. Flere faktorer kan spille inn på forskjellen, men fra tilbakemeldingene fra teamet kom det frem at det trolig hadde en del med verktøyet å gjøre da det gir bedre oversikt. Videre vil teksten legge vekt på selve gjennomføringen av retrospektiv.
Gå igjennom action items fra forrige møte. Det er lite vits i å holde retrospektiv hvis en ikke har intensjoner om å forbedre prosessene og arbeidshverdagen til teamet, og det kan derfor være lurt å ta en kort gjennomgang av forrige møte og se om alle punkter som ble satt opp er gjort siden sist. Punktene som ikke er gjort burde tas med videre til neste sprint, og eventuelt skrives om hvis punktet er for generelt.
Sett av nok tid til at alle teammedlemmene rekker å fylle ut de “lappene” (tilbakemeldingene) de ønsker. Ved å lage en egen liten arbeidsplass til alle teammedlemmene ser man hva de andre skriver underveis. Dette kan potensielt også gi inspirasjon til de andre teammedlemmene til å komme på flere punkter. Det gjør det også mye enklere for møteholder å skulle gå igjennom alle punktene etterpå, da alt allerede er skrevet ned. Det kan også anbefales å sette farge på lappene for å lettere skille mellom positive og negative tilbakemeldinger.
Gå igjennom én lapp fra hvert medlem av gangen. Spør vedkommende hvilken lapp de ønsker å ta opp først for å sette i gang diskusjonen, og la andre medlemmer komme med innspill. Ved å rullere på hvilken deltaker som tar opp sin sak, sørges det for at alle deltakerne prater flittig. Dette resulterer ofte i større engasjement og derfor også bedre diskusjoner. Enten før eller etter diskusjonen er ferdig plasserer møteholder lappen i det positive eller negative feltet. Det kan også anbefales å legge til feltene “kan påvirke” og “kan ikke påvirke”, da disse hjelper ved valg av action items siden.
Valg av nye action items. Ved å introdusere feltene nevnt over er det ofte enklere å både fokusere på punktene det faktisk er noe teamet kan gjøre noe med, og valg av nye action items. Det er ofte punktene som er kategorisert i feltet oppe i venstre hjørnet (negativt/kan påvirke) det er enklest å lage action items fra. Lag action items som er så spesifikke at de er gjennomførbare til neste retrospektiv, og gi gjerne ansvaret for at det blir gjennomført til et spesifikt teammedlem.
Lykke til, og hold dere friske!
Kilder:
