Corona, hjemmekontor og medisinsk karantene - Slik ivaretar du selskapets fremdrift

Topic: Virtuell møtevirksomhet

Kristoffer Biørnstad
12.03.2020

I kjølvannet av Covid-19 pandemien innfører mange strenge retningslinjer for å hindre smitterisiko på arbeidsplassen. Vi har nå en arbeidssituasjon ikke mange er forberedt på, og dette kan føre til store utfordringer for virksomhetens kontinuitet og fremdrift.

Å jobbe virtuelt og kryssfunksjonelt er ikke lenger et unntakstilfelle, men kan fort bli den nye normalen. Å lykkes med kryssfunksjonelle team og jobbe smidig på tvers av verdikjeden er det vi kaller Business Agile. Når åtte av ti bedrifter ifølge VG har innført hjemmekontor, tvinges de fleste til en arbeidsdag uten mulighet for fysisk interaksjon med sine kollegaer.  

Samtidig krever ekstraordinære situasjoner at bedriftene evner å snu seg raskt for å tilpasse seg nye rammebetingelser og markedsforhold. Å ta riktige strategiske valg og forretningskritiske beslutninger er utfordrende når man ikke kan jobbe smidig sammen på tvers av verdikjeden. Her må man tilrettelegge smart med virtuelle møteplasser. 

Bestill en evaluering

Hjemmekontor behøver ikke få konsekvenser for produktiviteten

Med dagens teknologiske løsninger og godt utprøvde fasiliterings-teknikker er det fullt mulig å gjennomføre de aller fleste former for møtevirksomhet minst like effektivt i virtuelle kanaler, som i det tradisjonelle møterommet. 

«Vi anser selskapers evne til å effektivt definere og fasilitere relevant møtevirksomhet, som kritiske suksessfaktorer for å holde hjulene i gang med de ansatte på hjemmekontor», sier Ellen Kjær, leder for Future Organizations i Knowit Insight.

Slik fasiliterer du 3 relevante møtearenaer

Hva som defineres som relevante møtearenaer varierer fra selskap til selskap, men på et overordnet nivå deler vi dette inn i tre kategorier: 

  1. Medarbeidersamtaler og én til én møter er planlagte og ad-hoc baserte samtaler ledere har med sine ansatte, og avstemmings-møter medarbeidere har seg imellom.
    1. Fasiliteringen av én til én møtene skiller seg ikke nevneverdig fra det tradisjonelle, men et par ting er viktig for å avvikle slike møter med høy kvalitet: 
      1. Det er viktig at møtene opprettholdes som en del av arbeidshverdagen for å skape følelsen av at arbeidssituasjonen ikke er nevneverdig forandret.
      2. Selv om det er enkelt å ta opp telefonen når disse møtene skal gjennomføres har det stor effekt å gjennomføre på video, fordi det visuelle aspektet gjør samtalen mye mer personlig.
  2. Rutinemøter er de møteplassene som gjennomføres med en fast, forhåndsdefinert frekvens. Rutinemøter på prosjekt-, team- og avdelingsnivå sikrer nødvendig informasjonsdeling, oppdateringer og avklaringer som er nødvendig for å opprettholde ønsket fremdrift. Møtene er viktige, men byr på utfordringer knyttet til fasilitering. Kompleksiteten øker, og det oppstår høyere krav til forberedelser.
    1. Alle deltakere må ha tilgang til og besitte kompetanse i valgt kommunikasjonsverktøy
    2. Agenda må være dokumentert og delt i forkant av møtet, slik at alle har anledning til å stille forberedt
    3. Møteholder må være veldig tydelig på hva som forventes av forberedelser og aller helst fordele ansvar for møtets agendapunkter på flere av deltakerne for å sikre deltakelse
  3. Arbeidsmøter er typisk møter som gjennomføres for å diskutere problemstillinger og gjennomføre problemløsing på tvers av fagområder. Møtene avholdes når tverrfaglig samarbeid kreves for å sikre fremdrift. Elementene som er knyttet til fasilitering av rutinemøter gjelder også for arbeidsmøter. Arbeidsmøter er imidlertid mer krevende, fordi de enkelte møtene kan være svært ulike og graden av interaktivitet øker. Følgende er viktig for å oppnå høy kvalitet:
    1. Alle møtedeltakere bør forberede en konkret presentasjon av seg selv til innledningen av møtet, fordi det sikrer at alle vet hvem som er tilstede og bidrar til sosial og faglig tilhørighet på tvers. Dette er spesielt viktig dersom deltakerne ikke kjenner hverandre
    2. Fasilitator bør være øvet i og komfortabel med å benytte en virtuell tavle som alle kan se under møtet
    3. Hyppige kontrollspørsmål underveis, for å bidrar til økt oppmerksomhet og interaksjon
    4. Oppretthold regelen om tekniske pauser minimum hvert 45. minutt
    5. Tydelig oppsummering og rollefordeling i avslutningen av møtet, slik at det er tydelig hvilke oppgaver som skal gjøres av hvem fremover

Rammeverk for fasilitering av virtuelle møter

Dersom selskapet evner å definere relevante møtearenaer og tilpasse fasiliteringen, kan selskapet opprettholde effektiv fremdrift av høy kvalitet. 

Tre fordeler av suksessfull virtuell møtevirksomhet 

Gode rutiner for bruk av hjemmekontor og virtuelle møter gir også gevinster på lang sikt, sammenlignet med selskap som fokuserer på tradisjonell møtevirksomhet. Vi anser tre gevinster som spesielt fordelaktige:  

  • Økt produktivtet. Global Workplace Analytics og Flexjobs finner i sin undersøkelse at 65 % respondentene er mer produktive på hjemmekontor enn på arbeidsplassen
  • Reduserte kostnader. I en undersøkelse gjennomført av PGI finner de at selskap som i utstrakt grad har tatt i bruk videomøter sparer 30 % i reisekostnader. I tillegg vil selskap som legger til rette for utstrakt bruk av hjemmekontor redusere leie- og vedlikeholdskost For eksempel sparer forsikringsselskapet Aetna 800 mnok i årlig leiekost etter at de flyttet til mindre lokaler
  • Økt medarbeidertilfredshet og -helse. Global Workplace Analytics og Flexjobs finner i sin undersøkelse at henholdsvis 77 og 86 % av respondentene opplever at fleksibilitet i arbeidsplass gir bedret helse og lavere stressnivå. Resultatene sammenfaller PGi sine funn, der 82 % av ansatte som jobber hjemmefra rapporterer lavere stressnivå

Hjemmekontor i en tidsbegrenset Covid-19-horisont er ikke et hinder for å opprettholde produktivitet og strategiske planer

Vi hjelper deg gjerne med å unngå at hjemmekontoret blir en brems for virksomheten. Gjennom et arbeidsmøte kan vi sammen evaluere hvor dere står i dag, og interaktivt identifisere og trene på hva som kreves for å sikre effektivt samarbeid i virtuelle kanaler. 

Bestill en evaluering

Eller ta kontakt på +47 40204095 / kristoffer.biornstad@knowit.no.

Abonner på vårt nyhetsbrev