Nyansatt i en smidig organisasjon

I august 2022 troppet en nyutdannet siviløkonom opp i Universitetsgata 7, klar for å ta fatt på en helt ny hverdag som konsulent i graduateprogrammet til Knowit Insight. Med et langt utdannelsesløp og litt variert jobberfaring i ryggen var jeg sikker på at min nye hverdag kom til å by på både spenning og utfordringer, men noen store overraskelser eller nye arbeidsmåter, det trodde jeg ikke noe særlig på – så feil kan man altså ta.

Da heisdørene gikk opp i 4. etasje trådte jeg inn i en virksomhet som ikke lignet på noe jeg hadde møtt tidligere. I mine tidligere arbeidserfaringer opplevde jeg faste, hierarkisk baserte avdelinger, låste rutiner og etablerte strukturer. Men her, utenfor heisdørene i U7, ble jeg møtt av en tilsynelatende jungel av team, stand-ups, roller og relasjoner.

Det ble tidlig tydelig for meg at denne formen for smidig organisering hadde sine klare fordeler for meg som nyansatt, men det krevde også at jeg raskt orienterte meg i et ukjent organisasjonslandskap i stadig endring. Med en studiebakgrunn innen psykologi, økonomi og strategi, og to år som HR-koordinator, har jeg nå plassert onboardingen i Knowit Insight under lupen, for å identifisere tiltak som kan iverksettes av ledere og HR for å støtte nyansatte i en smidig organisasjon.

Smidige fordeler og ulemper

I løpet av mine første uker i Knowit Insight har jeg gjort meg noen refleksjoner rundt den smidige organisasjonsstrukturen, spesielt knyttet til hvordan den understøtter og utfordrer onboardingen av nye medarbeidere.

Størrelsen på det faglige og sosiale nettverket

Smidige organisasjoner har et uttrykt fokus på teamfølelse og samhold, som nyansatte kan nyte godt av. Den smidige organiseringen av tverrfaglige team skaper tette sosiale og faglige bånd på tvers av organisasjonen, som er med på å akselerere den nyansattes sosialisering betraktelig, sammenlignet med hastigheten på nettverksbygging i hierarkiske organisasjoner. I Knowit har jeg opplevd denne sosialiseringen fra dag 1 – «avdeling» og «silo» er avskydde begreper, sosiale og faglige relasjoner flyter fritt mellom grupperinger, og team opprettes på tvers av fagtilhørighet. Miksen av sosialt og faglig fokus i nettverksbyggingen gir den nyansatte en emosjonell relasjon og forankring fra et tidlig stadium i onboardingen, noe jeg opplever at bidrar til økt trivsel og tilfredshet i oppstarten.

Likevel, for en nyansatt i en smidig organisasjon kan det store kontaktnettverket til tider føles som mange kokker og enda mer søl. Det var, og er, mange hoder å forholde seg til, og jeg har erfart at det kan føles vanskelig å skaffe seg oversikt. Jeg antar at resultatet kan arte seg på ulike måter for nyansatte, men typisk vil det nok hindre medarbeidere i å ta i bruk deres tilgjengelige nettverk. Som en følge av dette vil manglende bistand og samspill kunne redusere den nyansattes potensielle effektivitet, inntil faglige og sosiale relasjoner er ordentlig etablert.

Oppgaver i små bestanddeler

I en smidig verden brytes oppgaver ofte ned i så små, konkrete, bestanddeler at selv helt ferske nyansatte kan tildeles eneansvar, og dermed føle på tilhørende mestring. Resultatet av å kunne bidra med tydelige og konkrete leveranser fra dag 1 er økt mestringsfølelse og eierskap, som gjør at den nyansatte tidlig føler på utvikling og økt selvstendighet.

Når det er sagt, så mistenker jeg at det er en viss fare for at oppgavene kan oppleves fragmenterte og forvirrende, uten en tydelig link til selskapets verdiskaping. Det kan derfor være utfordrende for den nye å finne sin plass i organisasjonen, og forstå hvordan deres bidrag medvirker til helheten. Manglende følelse av mening og retning kan slå ut i form av redusert motivasjon, og dermed være avgjørende for videre trivsel i organisasjonen.

Læringskultur

Et annet givende element i smidige organisasjoner er den transparente læringskulturen. Med søkelyset på utforsking, prøving og feiling skaper smidige organisasjoner en læringskultur som fostrer psykologisk trygghet. I løpet av min første tid i Knowit har jeg møtt ledere og medarbeidere som gir av seg selv, som oppfordrer til å forsøke på egenhånd, og som alltid er tilgjengelige for støtte og feedback. Gjennom å tilrettelegge for autonomi, opplever jeg at det er etablert en trygghet i situasjoner der man som nyansatt typisk ville kjempet for å ikke utvise sårbarhet eller usikkerhet. For nyansatte er denne psykologiske tryggheten helt fundamental i videre utvikling og effektivitet, ved at man tør å påta seg oppgaver som innebærer større risiko når klimaet i organisasjonen verdsetter feedback, idé- og informasjonsutveksling, spørsmål om hjelp og innrømmelse av feil².

^{Bård Fyhn}                         

Til tross for fokuset på transparens og psykologisk trygghet, aner det meg at mange nyutdannede raskt vil innse at innlemmelse i en smidig organisasjon krever en endring i mindset – på godt og vondt. Jeg tror i hvert fall at jeg ikke er den eneste som møtte meg selv i heisdøra dag 1. Å gå fra en studenttilværelse med fokus på spisse albuer, «meg meg meg» og perfeksjonisme (om man skal sette studietiden på spissen), til en jobbhverdag der fellesskap, feedback og «godt nok» står i søkelyset, kan kreve en større omstilling enn man tror. Behovet for å endre mindset kan oppleves ubehagelig, og rutiner og normer kan føles unaturlige i starten. For å lette denne omstillingen har jeg den siste måneden erfart at kollegaer spiller en nøkkelrolle i å sikre at den nyansatte føler på rikelig med psykologisk trygghet til at man tør å hoppe med begge beina inn i omstillingsprosessen.

Hvordan sikre en trygg og god oppstart

Siden oppstarten min i Knowit Insight har jeg gjort meg noen refleksjoner rundt tiltak som ledere og HR kan gjennomføre i smidige organisasjoner for å sikre en trygg, effektiv og lærerik onboarding for nyansatte.

Sett den nye i par med erfarne kollegaer

En rask måte å sikre at den nyansatte føler seg trygg i den smidige arbeidskulturen er å pare opp vedkommende med en erfaren kollega. Ved å jobbe skulder til skulder over en periode vil den nyansatte fange opp både formell og taus kunnskap, i tillegg til at det vil kunne skape grobunn for psykologisk trygghet innad i paret, som parallelt, eller etterfølgende, utvides til å gjelde en større del av teamet.

I Knowit blir dette håndtert på flere ulike måter. Buddy-ordningen sikrer at den nyansatte blir satt inn i nyttige praktikaliteter, i tillegg til å være den nyansattes første sosiale relasjon inn i selskapet. Hver nyansatt får tildelt en egen buddy med hovedansvar for å støtte den nye gjennom den første perioden. Faglig onboarding ble, for min del, gjort ved at jeg den første tiden er paret opp med en mer erfaren kollega ute på prosjekt. På denne måten sikres det at nyansatte får en bratt læringskurve, bedriftens kvalitetsnivå vedlikeholdes og den nyansatte kan motta regelmessige tilbakemeldinger. Og, ikke minst, man får en trygg hånd å holde i den første tiden. Av mer uformell kunnskapsoverføring sikrer denne paringen opplæring i konsulentsk, et eget stammespråk som kun et lite mindretall av befolkningen blir innviet i. Som den gangen jeg spurte en kollega om link til helseforsikringsdokumentene, og jeg fikk beskjed om at vi kunne ta en «synk kl. 14», og for ikke å glemme at jeg har hørt ordene kaskadering og eksekvering mer den siste måneden, enn i de foregående 355 månedene av livet mitt.

Skap mestringsfølelse ved å tildele små, konkrete oppgaver

Ved å gi den nyansatte små, varierte, oppgaver som kan gjennomføres i løpet av en arbeidsdag, vil vedkommende føle mestring from the get-go. På denne måten vil medarbeideren kunne delta i organisasjonens faste stand-ups, og få jevnlig eksponering mot læringskulturens fokus på feedback. Dersom man fra start tildeler den nyansatte større oppgaver der det kan gå lang tid mellom feedback-situasjoner kan tvil fort oppstå og den psykologiske tryggheten lide.

I Insight gjennomfører vi to ukentlige stand-ups: På mandager fordeles oppgaver den enkelte skal fokusere på, med utgangspunkt i tilgjengelig kapasitet. På fredager feires ukas wins og oppgaver lukkes eller flyttes ned i en backlog. For å sikre at alles bidrag knyttes opp mot selskapets retning og visjon, opprettes oppgaver med utgangspunkt i Insights OKR. Fra første mandag i Universitetsgata 7 ble jeg tildelt oppgaver i en størrelsesorden jeg kunne ta ansvar for alene, uten at det krevde mye tid og ressurser til å sette meg inn i oppgaven.

Informer tidlig om normer og rutiner

Sikre at den nyansatte kjenner til de formelle og uformelle sosiale kodene for når og hvordan det er akseptabelt å «forstyrre» kollegaer. Arbeidshverdagen i smidige organisasjoner veksler stadig mellom gruppearbeid og individuelt fokusarbeid, der medarbeidere til tider kan ønske å jobbe uavbrutt med mer krevende oppgaver. Som nyansatt i en slik organisasjon er det kritisk å forstå hvordan det foretrekkes at dette håndteres. Er det innafor å stoppe innom pulten til kollegaen din til enhver tid? Skal man spørre om hjelp via Slack først? Kan man spørre alle, uavhengig av team, eller skal man spørre sine nærmeste først? Når på døgnet kan man forvente svar, og fra hvem?

Allerede den første uken i graduateprogrammet opplevde jeg at det ble etablert en tydelig linje fra selskapet – alle ønsker å hjelpe, det er åpent landskap og egne stillerom av en grunn. I tillegg ble det eksempelvis diskutert formelle og uformelle krav og forventninger knyttet til varslinger på mobil etter arbeidstid (fasit: ingen varsler etter 17, vi ringer når det brenner). Dette reduserer barrieren og skaper en trygghetsfaktor rundt det å spørre om hjelp, som sikrer at de nyansatte opprettholder en effektiv arbeidstakt og unngår å møte sure miner om de bryter uskrevne regler.

Legg til rette for nettverksbygging

Legg til rette for at den nyansatte raskt får en god oversikt over organisasjonen. For at en ny medarbeider lettere skal danne relasjoner i sitt nye nettverk, er det viktig å legge godt til rette for at sosiale og faglige bånd kan utvikles. Her kommer viktigheten av riktig avveining på kappsidighet i smidige organisasjoner inn – flyktige strukturer, som tverrfaglige team, danner grunnlaget for rask ekspansjon av nettverket, men det er også ytterst viktig med noen faste rammer som nyansatte kan forholde seg til. De stabile elementene utgjør knagger, som gjør det mulig for nyansatte å følge med på reisen når alt annet er i stadig endring.

Den første uken i graduateprogrammet ble det holdt presentasjoner av relevante nøkkelpersoner, team, grupperinger og viktige referanseprosjekter. Dette sikret at deltakerne i graduateprogrammet fikk knagger å henge nye relasjoner på, som rant inn på løpende bånd gjennom oppstartsuken. En annen stabil relasjonsplattform er teammøtene som avholdes annenhver uke, der hele selskapet samles, og fysisk oppmøte er ønsket. Her samles de ansatte på tvers av grupperinger, prosjekter og team, for å dele erfaringer og opprettholde kontakt og relasjoner. Av mer sosial art i oppstartsuken ble det arrangert ulike aktiviteter som alle ansatte var invitert til å delta på, ikke bare graduates. Dette inkluderte boksetrening, escape room (i etterkant innser jeg hvor komisk relevant dette er for en gjeng med konsulenter som livnærer seg på problemløsning), middager og lignende. Programmet tilrettela for sosialisering på tvers av roller og gruppetilhørighet, og skapte en trygg ramme rundt nettverksbyggingen tidlig i onboardingen.

Avslutningsvis vil jeg runde av med en påminnelse om at disse refleksjonene kun speiler ett individ og én erfaring. I forbindelse med onboarding, og oppfølging av medarbeidere generelt, er det ytterst viktig å tilrettelegge for den enkelte og deres behov – åpenbart i den grad det er mulig. Med åpenhet og dialog vil man i alle fall nå langt i forsøket på å avdekke og møte behovene til den som tropper opp på første arbeidsdag med høye skuldre og kliss nye jobbklær.

¹ https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/why-agility-pays
² Edmondson, A. C., & Lei, Z. (2014). Psychological safety: The history, renaissance, and future of an interpersonal construct. Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior, 1, 23–43. https://doi.org/10.1146/annurev-orgpsych-031413-091305
³ https://www.youtube.com/watch?v=iCvmsMzlF7o
⁴ https://gruppetenkerne.com/2022/08/31/a-vise-sarbarhet-et-faglig-alibi/

I Knowit lever og ånder vi for å hjelpe våre kunder med å tenke ut av boksen ved å etablere deres digitale strategi, automatisere og skalere prosesser samt å bruke digitale trender til å identifisere nye produkter og tjenester. Alt dette på en agil måte og med transparente mål mellom nivåene i bedriften. Vi møtes gjerne over en analog eller digital kopp kaffe for å fortelle deg mer, og gjerne i våre nye lokaler i Universitetsgaten 7.