Sitter du med følelsen av at «alle» skal jobbe i agile team for tiden? Ideen om agil kommer fra software-verden og sies gjerne å ha grunnlag i Agile Manifesto. I dag har det spredt seg også til forretningssiden med konseptutvikling, kundeservice, markedsføring med mer. For noen er agil, ofte omtalt som smidig, en helt naturlig del av hverdagen og prinsipper de har jobbet etter lenge, mens andre er relativt nye i gamet. Noen er i gang med en agil pilot, noen jobber i delvis agile organisasjoner, mens andre jobber i fullskala agile selskap.
Det å jobbe agilt, eller være agil, har blitt et skikkelig buzzword og en stor trend. Og vet du hva? Jeg tror det lureste du kan gjøre er å henge deg på! Å jobbe i team etter agile prinsipper, også for ikke-utviklere, viser seg å ha flere fordeler:
- Agile team kan snu seg raskt, og dermed bedre tilpasse seg kontinuerlig endringer i omgivelser og kundebehov. Dette gir igjen produkter og tjenester som faktisk treffer kundenes ønsker til enhver tid.
- Agile team er også gjerne selvstyrte, og det er bevist at selvstyrte team gir mer engasjerte, motiverte og produktive ansatte. Dette kommer av at teammedlemmene får økt medvirkning, ansvar og selvledelse, og følelsen av å skape noe i samarbeid med andre.
Det store spørsmålet er da; hvordan får du det smidige teamet til å fungere? Teoretisk sett er det enkelt. Det handler om å sette sammen mennesker med ulik kompetanse som selv får bestemme hvordan de skal løse et behov, problem eller oppgave, og jobbe iterativt og inkrementelt i sprinter for å levere verdi hele veien. «Så flott», tenker du, «la oss bare gjøre det med en gang!». Eller kanskje du stiller spørsmålstegn ved om det «bare er å sette folk i team, så blir det bra»? For det er mange faktorer som spiller inn for å skape verdi og trivsel i agile team. Basert på innsikt og egen erfaring, har jeg samlet noen tanker om hva som karakteriserer team som fungerer godt. Dette er på ingen måte en uttømmende liste eller komplett guide, men et utvalg håndplukkede tips jeg håper kan inspirere deg og ditt team eller agile organisasjon.
Velg de riktige teammedlemmene
Du har kanskje hørt at teamet bør være kryssfunksjonelt? Det er ofte en god tommelfingerregel, men ikke nødvendigvis alltid. Et team bør settes sammen med utgangspunkt i hva det skal løse, og det faktiske behovet for kompetanse og ressurser for å få det til. Det vil si at et team ikke bør være kryssfunksjonelt eller tverrfaglig «bare for å være det», men fordi oppgaven teamet skal løse krever det. Hva er teamets mål og ansvarsområde, og hva kreves egentlig for å oppfylle det? Hvilken kompetanse trengs for at teamet selv skal prestere godt? Her er det ikke «jo mer, jo bedre» som gjelder, og heller ikke «men vi klarer oss sikkert uten». Likefullt er det slik at første forsøk på teamsammensetning heller ikke bør hugges i stein, da det raskt vil vise seg om det er behov for justeringer. Forskning viser også at dersom teamet selv får vurdere sammensetningen og plukke ut nye medlemmer etter behov og trivsel, vil det øke tilhørighet og forpliktelse til måloppnåelse. I figuren under er de mest sentrale rollene i et agilt team beskrevet:
La teamet være i fred
Uansett om teamet er det eneste eller ett av mange i en organisasjon, vil det kreve en viss grad av kontakt og koordinering med omgivelsene utenfor teamet. I tillegg kan enkeltressurser i teamet være eksperter eller nøkkelressurser som mange vil ha en bit av. Hvordan skal teamet og enkeltmedlemmer få jobbe fokusert og konsentrert hvis noen utenfor teamet stadig vil ha en bit av dem? Det har vist seg at velfungerende team gjerne har en rolle som sikrer fasilitering og skjerming av teamet – en slags metodecoach eller prosessleder som også fungerer som et skjold eller filter mot eksterne distraksjoner. Spesielt viktig er denne rollen dersom teamet består av medlemmer som kun har en prosentandel av sin tid dedikert til teamets arbeid, organisasjonen er lite kjent med metodikken og/eller det er stort behov for å koordinere med andre team eller enkeltpersoner utenfor teamet.
Selvstyrt or not – bestemme og forplikte deg til enten eller?
Når et team settes sammen, har alle medlemmene med seg en ryggsekk med erfaringer og forståelse. Noen er kanskje nye i organisasjonen, mens andre har tidligere hatt en annen rolle. Hva skjer når en mellomleder plutselig skal bli teammedlem? Vil tidligere lederroller fortsette å ta lederansvar i teamet? Ledelsesspørsmål kan også heves til teamnivå. Hva skal teamet bestemme selv, og hva skal styres fra utsiden? Skal ledelse og strategi kun sette overordnede mål og retning, eller også påvirke hvordan teamet jobber? Her finnes det ikke noe rett eller galt nivå av selvstyre, men det er essensielt med bevissthet og en tydelig forventningsavklaring mellom teammedlemmer, og også mellom team og ledelse. En vanlig fallgruve er at den forventede graden av selvstyre ikke oppfylles etter intensjonen, så teamets selvstyre ikke blir reelt. Det blir tomme lovnader og ord på papiret, mens ledelsen eller enkeltroller sitter med mye makt. Og sist, men ikke minst, er det viktig å huske at nye team trenger opplæring og trening i selvstyre og felles beslutningstaking. Dette er en ny måte å jobbe på for mange, og vi er dessverre ikke alle som Pippi Langstrømpe og kan alt det vi ikke har prøvd før...
Bruk tid på å feile
Et av de agile prinsippene er å kontinuerlig lære og justere. Dette gjelder ikke bare for teamets output og leveranser, men minst like viktig er det å justere arbeidsform og teamsammensetning. Det finnes ingen hyllevare eller one-size-fits-all for agil arbeidsmetodikk – det handler om å lære hva som funker for det enkelte team, organisasjon og problemstilling. Det betyr likevel ikke at man står på bar bakke; her finnes det mye god forskning, erfaring og tips å lære av. Men vel så viktig er det å sette av tid til og ha fokus på refleksjon og justering etter teamets egne erfaringer. Her kan coacher, ledere og andre fasiliterende roller være avgjørende for å gi teamene gode prosesser og nok tid, og sikre at teamet ikke settes under så stort (tids-)press at prøving og feiling på arbeidsmetodikk og teamsammensetning må utgå.
Skap en kollektiv prestasjonskultur
Noen frø spirer blant ugress, men de fleste får det ikke til. Dette gjelder også team i krevende omgivelser. God drahjelp for å lykkes kan være å sikre at forutsetninger og omstendigheter støtter opp rundt teamet. Det er viktig at kultur og insentiver bygger opp under å prestere som team fremfor som individer. I praksis kan det bety å gå fra å fokusere på individuelle indikatorer for prestasjon til å vurdere prestasjon basert på resultater på teamnivå, eksempelvis i form av oppmerksomhet, anerkjennelser, belønninger og andre goder. For å løse målsetning og forpliktelse på teamnivå, er Objectives and Key Results (OKR) i vinden for tiden. OKRer er et godt rammeverk for å støtte teamet i å selv operasjonalisere strategiske mål til konkrete måleparametre og initiativer teamet kan levere på sammen. Et annet eksempel på en belønning for et team som har nådd sine teammål, kan være en bonus teamet mottar og selv bestemmer fordelingen av mellom medlemmene fremfor individuelle bonusordninger. Risky? Ja kanskje, men ikke for et godt fungerende team med medlemmer som er trygge på hverandre.
Å lykkes med agile team kan altså oppleves både lett og vanskelig. Det siste rådet jeg vil gi deg på veien er derfor å være tålmodig - gi tid og rom til å eksperimentere, feile og lære nye måter å jobbe på. Vi mennesker er endringsdyktige så lenge det legges opp til at vi får være med i endringen!
Om forfatteren
Ellen er direktør og leder tjenesteteamet Future Organization i Knowit Insight. Med mer enn 18 års erfaring som management konsulent har hun ledet transformasjoner og strategiske endringsprosjekter, med elementer av ny teknologi, optimalisering av prosesser og strømlinjeforming av organisasjon.
Om Knowit
Knowit Insight bistår virksomheter med digitale transformasjoner og utvikling av innovasjonskapabiliteter. Som en del av Skandinavias største kompetansemiljø på innovasjon, Business Agile, bruk av data og analytics samt intelligent automasjon, og vil vi gjerne bistå din organisasjon med å ta det første steget på veien mot å kunne utnytte mulighetene som ligger i fremtiden. Les mer om eller kontakt Knowit Insight.
