Covid 19 setter nye krav til både medarbeidere og ledere. Medarbeidere må i større grad jobbe på hjemmekontor og motivere seg selv gjennom gode prinsipper for selvledelse. Ledere må bruke digitale verktøy for å inspirere, sette retning og utvikle de ansatte. Men hvordan klarer vi å opprettholde motivasjon og skape engasjement når man ikke kan treffes fysisk? Hva må gjøres annerledes for at den enkelte skal føle seg sett og verdsatt? Vi ser at det i denne krevende pandemien er enda viktigere å være en tydelig leder som evner å se sine medarbeidere – ved hjelp av de virkemidlene som er tilgjengelige.
Situasjonen vi opplever nå er ulikt noe annet, og vi må forholde oss til nye rammebetingelser uten forvarsel.. Samtidig er markeder, teknologi og bedrifter i rask endring og i større grad enn før i ferd med å utvikle seg til nettverksorganisasjoner. Det som kjennetegner denne typen organisasjoner er blant annet stor grad av fleksibilitet hvor informasjon og innsikt flyter effektivt med minimale hindringer. Digitale virkemidler bidrar i en virtuell hverdag. Beslutninger må fattes i større grad av de som har innsikt og ledere må basere seg på mer smidige ledelsesprinsipper.
Les mer om smidige ledelsesprinsipper og hvordan rigge agile team mot suksess.
Erfaringer fra den første tiden med hjemmekontor under Covid 19 viste oss at produktiviteten gikk opp – og ikke ned. Ledere gjorde en ekstra innsats for å ta vare på og se sine medarbeidere. Beslutninger ble i større grad tatt i små, fleksible team som brukte digitale verktøy for effektiv samhandling. Dette viser oss at å stole på medarbeidere og dele ansvar er en styrke og en viktig faktor for å lykkes med å utvikle fremtidens medarbeidere og forretningsmodeller. Hvordan kan man som leder lykkes med å skape og opprettholde motivasjon og engasjement i denne krevende tiden?
5 kriterier for å styrke medarbeideropplevelsen og ønsket kultur
Noen ganger kan vi kanskje glemme at medarbeideropplevelse er like viktig som kundeopplevelse for at en organisasjon skal lykkes. Sentralt for å bygge og opprettholde en positiv medarbeideropplevelse er organisasjonens kultur. Organisasjonskulturen er ifølge Store Norske Leksikon «summen av felles verdier, normer og virkelighetsoppfatninger som utvikler seg blant medlemmene i en organisasjon. Kulturen kan gi medlemmene i organisasjonen en felles identitet, fremme kollektivt engasjement og øke stabiliteten i det sosiale systemet en organisasjon utgjør». Behov for tilhørighet og trygghet er enda viktigere enn tidligere for å skape engasjerte medarbeidere 
For å forsterke en kultur som bidrar til en positiv medarbeideropplevelse er det 5 grep du som leder bør ta og gjøre mer av nå:
1. Opprettholde eller fornye arenaer for felles dialog og kommunikasjon.
Det er avgjørende å kunne formidle lik informasjon til alle på en rask og trygg måte. Personlig overlevering ved bruk av video fungerer best. Ledere som er synlige og tydelige gir tillit og skaper engasjement. For å skape digital samhandling og engasjement kan for eksempel verktøy som Miro eller Trello være nyttige.
2. Øke hyppighet på dialog én til én og gjensidig feedback.
Her kan det være nyttig å ta i bruk digitale feedbackskjemaer og/eller løsninger som tar pulsen på medarbeiderne. Enkle videosamtaler én til én hvor du tydelig viser engasjement og er en aktiv lytter. Digitale kommunikasjonsverktøy som ivaretar den mer uformelle dialogen er viktig i tillegg til de vanlige medarbeidersasamtalene. Her kan for eksempel verktøyene &frankly, Slack, Discord, Zoom og Teams benyttes for å skape dialog og sikre feedback – formelt og uformelt.
3. Skape det lille ekstra med digitale sosiale treff.
Det skaper fellesskap og bidrar til å bryte ned barrierer når vi deltar på quiz, temakvelder eller annet sosialt samvær med kolleger. Når alle deltar på video hjemmefra sin egen stue kan dette gi en personlig vri og en mulighet for å bli bedre kjent.
4. Synliggjøre små seire og feire mer enn før.
Det kan være en idé å innføre en egen tid hver uke hvor teamet treffes digitalt og anerkjenner ukas høydepunkt, «Friday=Win» eller det du er mest fornøyd med denne uka. De små seirene er viktige og bør feires. Det er motiverende å bli anerkjent selv, men også å være med på å feire det andre lykkes med. Eksempler på gode resultater kan også kommuniseres bredt ut som suksesshistorier. Synliggjøre seire og feire mer skaper engasjement og en stolthet av å være del av noe større, samtidig som det kan inspirere medarbeidere til å selv se hvordan de kan bidra.
5. Bruke utviklingsplanene for medarbeideren mer aktivt og sørge for at den er tilpasset behov.
Individuelle planer skal hjelpe medarbeideren med å se hvordan de kan utvikle sitt eget potensiale. Med ulike generasjoner av medarbeidere er det viktig at planene og oppfølgingen av denne er tilpasset behovet til den enkelte medarbeider. For eksempel vet vi at millennials er mer åpne enn tidligere generasjoner for å utforske andre jobbmuligheter. I en tid med stor usikkerhet er det ekstra viktig å skape en arena for god dialog om utviklingsmuligheter, fremfor å overlate dette til andre.
Å gjennomføre tiltak som skal øke medarbeideropplevelsen krever at vi skaffer oss og anvender innsikt om hva som er viktigst for medarbeiderne. Vi kan ikke forvente å treffe blink dersom vi ikke vet hvilken blink vi skal sikte på. I tillegg til å benytte tilbakemeldingskanaler og puls-undersøkelser, kan man gjennomføre en analyse av medarbeiderreisen. Denne gjennomføres typisk som en kombinasjon av intervjuer og analyse, og gir en strukturert og faktabasert innsikt om hva som oppfattes som de største utfordringene gjennom hele medarbeiderreisen. Det vil si hvordan medarbeideropplevelsen er før, under og etter et ansettelsesforhold. En slik tilnærming sikrer at det ikke bare er «de som roper høyest som blir hørt», samtidig som man sammenstiller innsikt fra ulike kilder. Vår erfaring er at man oppdager ting som er overraskende og entydige – bygget opp med fakta. Les mer om Medarbeiderreisen og hvordan vi gjennomfører denne her.
Endring er den nye normalen
Endringene har kommet for å bli. I perioden med Covid 19, og ikke minst i tiden etterpå, vil vinnerne være de organisasjonene som evner å definere en tydelig hensikt (purpose), sette visjon og mål, samt skape positive tilbakemeldingskanaler. I stedet for å søke sikkerhet og redusere risiko bør ledere tørre å være tydelige og positive. Det er ikke naivt, men tvert imot påkrevd for å skape energi, motivasjon og retning. Det er nå det gjelder – vi er midt i et maraton med en lang oppløpsside – og vi vet ennå ikke hvor målstreken er. Denne krevende tiden vil vise oss at hvordan vi løser ledelse, kultur og organisasjon er noe som har avgjørende betydning for at medarbeidere bidrar aktivt, utvikler seg og leverer resultater som gagner både en selv og bedriften. Ja takk – begge deler. Det har kommet for å bli. Tenker vi.
Er du nysgjerrig på å lære mer eller diskutere hvordan dette er relevant for deg i din organisasjon? Ta kontakt med meg eller min kollega Fredrik Heiberg for en uforpliktende prat!
Om forfatteren
Ellen Kjær leder området Future Organizations i Knowit Insight. Hun har 20 år + erfaring som management consultant, med hovedvekt på større strategiske endringsprosjekt, agil transformasjon og organisasjonsutvikling. I tillegg har hun vært linjeleder i et globalt selskap i 4 år og erfart å være leder gjennom betydelige endringer. Ellen brenner for å støtte organisasjoner i endring som strategisk rådgiver, coach eller program/prosjektleder.
Om Knowit
Knowit Insight bistår virksomheter med digitale transformasjoner og utvikling av innovasjonskapabiliteter. Som en del av Skandinavias største kompetansemiljø på innovasjon, Business Agile, bruk av data og analytics samt intelligent automasjon, og vil vi gjerne bistå din organisasjon med å ta det første steget på veien mot å kunne utnytte mulighetene som ligger i fremtiden. Les mer om eller kontakt Knowit Insight.
Kilder:
1. “Selvledelse er hva du sier til deg selv”, Psykologisk.no 2017, https://psykologisk.no/2017/01/selvledelse-er-hva-du-sier-til-deg-selv/
2. “A radical prescription to make work fit for the future”, Financial Times September 7 2020; https://www.ft.com/content/84d92de1-3eff-4178-b070-cd9eb013dba3
3. Definisjon Organisasjonskultur, Store Norske Leksikon: https://snl.no/organisasjonskultur
4. “Bold Leadership is needed in complex times”, Financial Times October 5 2020; https://www.ft.com/content/9070fec3-b7dd-4aea-adc2-41b1c4d7c70a
5. “How to improve Employee Experience”, Staffbase