Epost- og dokumentbot - din mest trofaste medarbeider

Automasjon Digital medarbeider Epostbot
HANS CHRISTIAN TUNGESVIK
09.12.2021

Kravstore stakeholders

Bedrifter opplever i dag stadig økende krav fra omgivelsene. Ulike interessenter har forventninger som selskapet må innfri for å holde seg konkurransedyktig i sine respektive markeder. Eiere forventer økt effektivitet og bedre utnyttelse av ressurser, mens ledere er på jakt etter fleksible og skalerbare løsninger. Regulatoriske enheter setter på sin side høye krav til kvalitet og sporbarhet, mens de ansatte ønsker større grad av fleksibilitet og verdiskapende arbeidsoppgaver. Sist, men ikke minst – kunden ønsker personlig oppfølging, rask hjelp og kontinuerlig tilgjengelighet.

 

Håndtering av mail og dokumenter tar mye tid.


  Tidstyv i verdensklasse

En av de virkelig store utgiftspostene tidsmessig for dagens bedrifter er håndtering av epost. Mailboksen preger arbeidshverdagen i stor grad – større enn de fleste ønsker. Statistikk tilsier at vi i gjennomsnitt bruker over en fjerdedel av kontortiden vår på å håndtere mail og dokumenter, og det tar over unødvendig lang tid å gjenvinne fokus etter forstyrrelser fra innkommende epost. Dette er dyrebar tid som kunne vært brukt til annen verdiskapning.

Fulle og ustrukturerte innbokser er også kilde til dårlig utnyttelse av informasjon, fordi viktige dokumenter går tapt i mengden. Volumet av informasjon er enormt, men vi evner ikke å hente ut verdien av denne grunnet manglende struktur og oversikt. På tross av dette fortsetter vi å håndtere epost manuelt ettersom det er en forventet kommunikasjonskanal av eksterne kunder, partnere og interessenter, og fordi vi tidligere ikke har hatt gode verktøy for å automatisere denne typen dialog. Nå er endelig løsningen her - epost- og dokumentbot.

 

Emailbot og dokumentbot strukturerer tekst og informasjon

Hvordan fungerer epost- og dokumentbot?

Roboter blir en stadig viktigere del av våre liv, og er spesielt essensielle i mange bedrifter. Det finnes utallige rutinebaserte, regelstyrte prosesser i de fleste organisasjoner som relativt enkelt kan settes bort til digitale medarbeidere. Håndtering av innkommende epost og andre skrevne dokumenter er gode eksempler på en slik prosess. Og gevinstpotensialet er enormt.

Hvordan emailbot og dokumentbot fungerer.

Epostboten leser og håndterer fritekst raskere og mer presist enn oss mennesker. Dette gir økt produktivitet og færre potensielle feilkilder. Boten kan håndtere enorme mengder data, og jobber døgnet rundt, med millimeterpresisjon. Roboten jobber på følgende måte:

  1. Dokumentet/eposten/tekstfilen åpnes, og teksten prosesseres
  2. Teksten klassifiseres basert på innhold
  3. Nøkkelinformasjon (entiteter) og intenter ekstraheres og struktureres
  4. Videre håndtering bestemmes basert på definerte regelsett

Boten benytter en rekke spennende teknologier for å prosessere språk, tegn, logiske regler og integrasjoner mot tilstøtende systemer.

Anvendte teknologier for emailbot og dokumentbot

Enkel, rask og umiddelbar verdiskapning

Epost- og dokumentbot kan settes opp svært enkelt med oppstart etter 4-6 uker, og gir verdi fra dag 1. Løsningen er såkalt low-code, som vil si at det ikke kreves spesifikk programmeringskompetanse for å sette opp og sørge for vedlikehold. Epost- og dokumentbot er rett og slett en svært tilgjengelig digital medarbeider, som muliggjør raske, effektive og datadrevne beslutninger i alle deler av bedriften. Den potensielle automasjongraden har vist seg å være opp mot 80% i enkelte bedrifter, noe gir enorm tidsbesparelse.

Har du et stort antall e-post i administrasjon, kundesenter eller andre deler av driften? Er det stor grad av likhet i henvendelsene du mottar? Da kan en epost og dokumentbot være aktuelt for deg. Ta kontakt om du er nysgjerrig og vil høre mer om hva disse digitale medarbeiderne kan gjøre for deg.

 

Hvem drømmer vel ikke om å jobbe skulder til skulder med en digital kollega som uten å nøle påtar seg de kjedelige, repeterende og rutinepregede oppgavene…?

bottomContact

 

Om forfatteren
Hans Christian er utdannet maskiningeniør fra NTNU, og jobber som konsulent i Knowit Insight sin avdeling for Automation & Data Analytics. Som management konsulent har han erfaring og sertifisering innen robotisering av prosesser hos våre kunder, primært ved hjelp av RPA, chatbots og epostbots. Hans Christian er også verdensmester i ekstremtriatlon og vintertriatlon, samt Norseman-vinner. 

Om Knowit
Knowit Insight bistår virksomheter med digitale transformasjoner og utvikling av innovasjonskapabiliteter. Som en del av Skandinavias største kompetansemiljø på innovasjon, Business Agile, bruk av data og analytics samt intelligent automasjon, og vil vi gjerne bistå din organisasjon med å ta det første steget på veien mot å kunne utnytte mulighetene som ligger i fremtiden. Les mer om eller kontakt Knowit Insight.

Kilder
1. The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies. McKinsey (2012) ,https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy
2. The cost of email interruption. Jackson, Dawson & Wilson (2019). https://repository.lboro.ac.uk/articles/The_cost_of_email_interruption_/9402233

Läs fler av våra blogginlägg

Flere innlegg