Blant utfordringene ledere står overfor i dag er å sikre den daglige driften av selskapet en av de aller viktigste. Det gagner både samfunnet og de ansatte at bedriftene opprettholder de daglige aktivitetene på best mulig vis. Da er det mange beslutninger som skal tas.
Gode beslutninger knyttet til daglig drift krever at en har tilstrekkelig oversikt og innsikt. Å skaffe seg verdifull innsikt i selskapets prosesser tidlig kan være avgjørende. Her er tre steg ledere bør ta nå for å sikre gode beslutninger i en usikker tid.
- Skaff en oversikt over løpende prosesser
Det er gjerne armer og bein i mange ulike leire nå. De fleste ansatte har hjemmekontor, noen er operasjonelle, men er pålagt strenge rutiner, og andre er sykmeldte eller kan av ulike årsaker ikke bidra inn i driften.
Kartlegg styringsprosessene, kjerneprosessene og støtteprosessene som inngår i den daglige driften. Identifiser også utviklingsprosjekter og andre prosesser som har et lengre tidsperspektiv. Utarbeid en oversikt over de ansatte og systemene som bidrar inn i prosessene. - Definer kritikaliteten til de ulike prosessene
Her gjelder det å forstå hvilke prosesser som er kritiske, og hvilke som er mindre kritiske. Se på prosessene i både kort og lengre perspektiv og beskriv verdien de har for kjernevirksomheten. Her bør nøkkelressurser, systemer og deres tilgjengelighet kartlegges.
Strukturer prosessene etter verdi: svært høy, høy, moderat eller lav. Har en prosess svært høy verdi vil tap eller reduksjon ha umiddelbare og svært alvorlige konsekvenser, mens i andre enden av skalaen er prosessene med lav verdi, hvor tap har små eller ingen konsekvenser for selskapet. Denne oversikten vil gi føringer for hvor man bør sette inn og ivareta flest ressurser. - Forstå prosessenes kompleksitet
Sørg for å forstå hvor stort ressurspådrag det er ved hver prosess og hvordan de påvirker hverandre. Prosesser med mange ressurser krever ekstra koordinering nå. Noen prosesser kan være gjensidig avhengige og andre kan ha grensesnitt inn mot en annen avdeling.
Det er betydningsfullt å forstå hvordan beslutninger som tas rundt én prosess kan påvirke andre. Sørg for å beskrive kompleksiteten og tegn opp et bilde eller en tabell der en ser prosessene i sammenheng med hverandre.
Gjennomføring av de tre stegene vil danne et bilde av selskapets operasjonelle evne, og utgjøre et viktig beslutningsgrunnlag og verktøy fremover. Det blir enklere å utarbeide scenarioer, anslå konsekvenser og forstå hvilke grep som er dempende før situasjonen eventuelt inntreffer. Stegene vil bidra til å skape et mer stabilt miljø i en tid med lite oversikt.
Vil du ha støtte? I Knowit har vi inngående erfaring fra å gjennomføre effektive kartlegginger og sikre daglig drift i krevende tider.
Eller klikk her for å se hvordan vi kan støtte deg og ditt selskap!