Operational Excellence – mer enn effektivitet og fine prosesskart
Virksomheter snakker ofte om effektivisering, prosessforbedring og bedre arbeidsflyt, og mange setter i gang store forbedringsprosjekter. Likevel uteblir ofte effekten; selv om prosessene blir litt bedre, står kulturen og resultatene stille.
Fra initiativ til effekt
Brad Power beskriver i Harvard Business Review at Operational Excellence fortsatt handler om å redusere kostnader, forbedre kvalitet og levere konsistente og pålitelige tjenester. Samtidig blir det stadig viktigere å skape skreddersydde løsninger gjennom en dyp forståelse av kundens behov1. Operational Excellence er en tilnærming som kombinerer struktur og fleksibilitet, og skal man mestre denne disiplinen fullt ut bør man ha erfaring med metodikker som Lean, Six Sigma og 5S for å skape bedre arbeidsflyt og høyere kvalitet.
Når man studerer de som har fått til en betydelig økt effektivitet i sine leveranseprosesser har de gjort mye mer enn å starte med gode intensjoner og smarte verktøy. De har bygget en kvalitetskultur og etablert et rammeverk som sikrer varig endring, læring og forbedring. Basert på vår erfaring i Knowit ser vi at virksomheter som lykkes med Operational Excellence ofte kjennetegnes av fem sentrale komponenter.
1. Strategisk forankring og tydelig retning
Alt forbedringsarbeid må starte med strategien. Operational Excellence skal ikke være et isolert initiativ, men et virkemiddel for å realisere virksomhetens overordnede mål. Når forbedringsarbeidet kobles til forretningsstrategi, blir det lettere å prioritere riktig, måle effekt og sikre at alle drar i samme retning. Hos mange virksomheter ser vi at nettopp dette skaper forskjellen mellom midlertidige tiltak og varig endring. En tydelig strategi for arbeidsflyt gir både ledere og medarbeidere retning i hverdagen.
2. Prosessforbedring og arbeidsmetodikk
Operational Excellence bygger på strukturert prosessarbeid, hvordan verdiskapningen faktisk skjer, og hvordan den kan forbedres. Her spiller Lean, 5S arbeidsmetodikk og praktisk prosessforbedring en sentral rolle. Gjennom prosesskartlegging, verdistrømanalyse og minimering av ikke-verdiskapende aktiviteter etableres et bedre grunnlag for effektivisering av eksisterende prosesser. Dette handler ikke bare om å øke effektiviteten, men om å gjøre de riktige tingene på en smartere måte. En kompromissløs prosesstilnærming, tydelige standarder og et felles språk for prosessforbedring er en forutsetning for å engasjere hele organisasjonen.
3. Data, teknologi og digital støtte
I dagens samfunn spiller teknologi en avgjørende rolle innen prosessoptimalisering. Automatisering, kunstig intelligens og datadrevne beslutninger gir virksomheter mulighet til å reagere raskere, ta bedre beslutninger og redusere feil. Når sanntidsdata brukes aktivt i prosessene får virksomhetene innsikt i hva som faktisk skjer, ikke bare hva man tror eller føler at kommer til å skje.
Suksessfulle virksomheter integrerer smart bruk av teknologi og data i sine forretningsprosesser for å skape digitale produksjonssystemer der forbedring blir en del av hverdagen, og ikke et prosjekt. Ta gjerne en titt på hvordan å lykkes med RPA og automatisering.
Før man iverksetter større prosessforbedringsinitiativer, er det ofte nødvendig å vurdere om den teknologiske plattformen faktisk er moden for oppgaven. For å realisere potensialet i kunstig intelligens, automatisering og nye digitale løsninger må grunnmuren være solid. Det innebærer at alt fra IT-arkitektur og integrasjoner til kildekodekvalitet og kritiske systemplattformer er designet for skalerbarhet, fleksibilitet og fremtidens sikkerhetskrav. Uten at dette er på plass kan selv gode prosesser og sterke ambisjoner stoppe opp i gamle systemer, manuelle avhengigheter eller teknisk gjeld. En teknologisk helsevurdering, ofte i form av en tech readiness assessment, blir dermed en viktig forutsetning for å lykkes med varige forbedringer
4. Kultur for forbedring og læring
En av de viktigste komponentene i Operational Excellence er kulturen. Uten eierskap og engasjement fra medarbeiderne, vil ingen metodikk fungere i lengden. En kultur som fremmer forbedring betyr at alle oppfordres til å se etter forbedringsmuligheter, dele innsikt og teste nye løsninger kontinuerlig. Ledere må legge til rette for læring og involvering, samt vise at forbedring verdsettes, spesielt når det innebærer å utfordre etablerte sannheter.
Forbedringskulturen er det som skiller virksomheter som lykkes over tid fra dem som stopper etter første prosjektfase.
5. Kontinuerlig måling og styring
For at forbedring skal bli varig, må den måles, følges opp og videreutvikles. Gode måleparametere og styringssystemer gjør det mulig å se sammenhengen mellom innsats og resultat. Dette gjelder både for kvalitetsmål, produktivitet og medarbeidertilfredshet. Kontinuerlig måling gir innsikt i hva som fungerer, og hvor det fortsatt finnes potensial.
I praksis handler det om å bygge inn læringssløyfer og følge opp resultater systematisk, slik at forbedring ikke forsvinner med neste prosjekt eller lederskifte. Mange virksomheter lykkes med dette ved å bruke rammeverk som OKR, som kobler strategiske mål til konkrete og målbare resultater.
Helhet gir varig effekt
Operational Excellence handler i praksis om å se sammenhengen mellom strategi, prosesser, teknologi, kultur og styring. Når forbedringsarbeid reduseres til enkeltprosjekter, nye verktøy eller isolerte prosesskart, uteblir ofte den varige effekten. Virksomheter som lykkes, evner å jobbe helhetlig over tid og bygge forbedring inn i måten de leder, måler og utvikler organisasjonen på.
Det er nettopp i samspillet mellom struktur og mennesker at Operational Excellence skaper verdi. Når retning er tydelig, arbeidsmetodikk er forankret, teknologien støtter prosessene og medarbeiderne opplever eierskap til forbedring, blir effektivisering mer enn kostnadskutt. Da blir det en drivkraft for kvalitet, læring og bærekraftige resultater.
Ønsker du å vite mer?
Står dere foran forbedringsinitiativ eller vurderer hvordan dere kan utvikle prosesser, teknologi eller måten dere jobber på? Vi tar gjerne en uforpliktende prat om hvordan dere kan skape effektive, stabile og verdiskapende prosesser.
1) Harvard Business Review – Operational Excellence, Meet Customer Intimacy
