Å drive prosjekter som gir faktisk effekt

Digitalisering og en raskt foranderlig verden stiller store krav til bedrifter i dag. Fremtiden tilhører dem som blir raskere, mer innovative og fleksible, og som kan møte kundenes vekslende behov. Når konkurransen blir tøffere og forutsetningene endres, trengs det nye løsninger i et stadig raskere tempo. Prosjekter initieres med gode ambisjoner og ønske om høyere produktivitet, bedre lønnsomhet, mer fornøyde medarbeidere og økt evne til å møte behovene på markedet. Opplever du at de effektene som prosjektet skulle gi, ikke oppstår? Du er ikke alene.

I Knowit møter vi ofte kunder der et prosjekt har stanset opp fordi det bare er et prosjekt. De ønskede effektene som prosjektet skulle gi, oppstår ikke. Spørsmålet er hvorfor?

Prosjektmål kontra effektmål
Ikke sjelden organiseres prosjekter i prosjekt- eller programkontorer med oppdrag å samordne og følge opp disse. Her er man ofte virkelig gode til å definere prosjektmål som svarer på når prosjektet skal leveres, hva kostnadsgrensen er, og hva som skal leveres. Disse prosjektmålene er en forutsetning for et vellykket prosjekt og dessuten det som mange ganger fanger programkontorets, prosjektlederens og ledelsens oppmerksomhet og fokus, snarere enn den effekt prosjektet skal levere. Med andre ord er utfordringen ofte ikke prosjektmålene, men at prosjektets effektmål ikke får tilstrekkelig med oppmerksomhet.

Endringsstyringen i bakgrunnen
Med hånden på hjertet, hvor mange har ikke vært med på prosjekter der det første som har blitt skåret ned på, er endringsstyringen? Det straffer seg alltid når det er på tide med implementering og effektoppnåelse.

Medarbeidere og ledere som ikke involveres på riktig måte, tar heller ikke eierskap for leveringen. Prosjektleveransen, for eksempel en ny prosess eller et nytt system, kan innebære at både strukturer og atferd må endres. Det i sin tur stiller krav til endringsstyringen for å skape forståelse, engasjement og glede samt tålmodig oppfølging i organisasjonen. Det tar tid, og må få ta tid, men ikke sjelden mangler mottakeren av prosjektleveransen båndbredde for å ta imot leveringen og jobbe med effektoppnåelse for å fullføre implementeringen. Resultatet blir at de effekter du hadde regnet med, uteblir. 

Oppfølging avsluttes med prosjektet
Oppfølgingen av prosjektet avsluttes mange ganger med prosjektet. I de tilfeller implementeringen foretas, skjer det dermed ingen oppfølging, og det er ikke mulig å korrigere noe i denne fasen for å sikre effektoppnåelsen.

Tre tips for å drive prosjekter som gir effekt

1 Jobb mot effektmål koblet til organisasjonens visjon og vurderinger
Ved å koble effektmålene til organisasjonens visjon og vurderinger utgjør målene en del av organisasjonens rammeverk for hvem vi er, hva vi vil oppnå, og hvordan det skal skje. Vi skal ikke glemme bort prosjektmålene, men vi trenger også effektmål som beskriver hvilken endring vi vil se.

2 Suppler program- og prosjektkontor med et omstillingskontor
Omstillingskontoret har ansvar for å senke barrierer og skape forutsetninger for endring koblet til program- og prosjektkontoret.

For eksempel kan omstillingskontoret ha ansvar for omstillingskart, langsiktig effektoppnåelse og målbarhet for på den måten å bidra til styring og ledelse av prosjektene. Ytterligere eksempler på ansvarsområder er design av prosesser, organisasjon og teknikk koblet til endringene som må gjennomføres. Videre bør omstillingskontoret utfordre og coache prosjekt, bestiller og initiativ og bygge og utvikle nye ferdigheter i organisasjonen som takler endringene som prosjektene medfører. Sist, men ikke minst har de en viktig rolle å spille når det gjelder å sikre kommunikasjonen med de interessentene som muliggjør en forflytning av organisasjonen.

3 Arbeid aktivt med effektoppnåelse etter prosjektavslutning
Mulige effekter oppstår ofte etter at et prosjekt har blitt gjennomført og avsluttet. Fokus må derfor rettes på å måle og følge opp effekter over tid.

Vil du vite mer? Kontakt meg.