Det å gjennomføre et digitaliseringsprosjekt eller en digital transformasjon i en virksomhet kan sammenliknes med en familie som skal flytte og kjøpe et nytt hus. Det er mange likhetstrekk som er sammenfallende, og mye handler om håndtering av fornuft og følelser, der vi både gleder og gruer oss, er skeptiske og optimistiske. Det er viktig at alle som blir berørt, blir hørt og opplever at de blir tatt med på reisen.
Budrunden
Når vi skal kjøpe et nytt hus, er det mange ting som bør være på plass før vi kan kaste oss inn i en budrunde og lande på en avgjørelse vi kan stå inne for. Budrunden er ofte en reise hvor fornuft og følelser både får utløp og konkurranse. Det er ikke uten grunn at TV-serier som “Boligjakten” stadig kommer med nye sesonger i stadig flere land. Dette er reiser de fleste av oss kjenner oss igjen i. Vi har stor medfølelse med boligkjøperne, samtidig som vi får mange gode tips vi kan benytte oss av senere.
Flytteprosessen
Det å flytte er også en del av reisen. Hvordan blir den nye hverdagen? Hvordan vil arbeids- og skolesituasjonen se ut? Vil vi få nye venner? Det er ofte en modningsreise for hele familien og mange følelser settes i sving. Vi som har flyttet en del, erfarer at jo mer fakta vi har om det som er viktig for oss, jo lettere blir prosessen, beslutningene og sluttresultatet. Det er ikke lenger snakk om å velge mellom fornuft eller følelser, det er mer snakk om å kombinere og balansere følelser med fornuft. Det er mye som bør klaffe, for det har stor betydning for alle i familien. Dette er på mange måter en endringsreise der hvert familiemedlem reagerer ulikt og modnes i ulikt tempo. Dette er normalt.
Det er mange faktorer som spiller inn når vi er i prosessen med å kjøpe ny bolig.
En god reiseleder
I dag vil vi som har vært gjennom denne reisen flere ganger, neppe kjøpe et nytt hus uten å ha så mye fakta som mulig på bordet. Vi ville i dag ikke kjøpt et hus uten å ha satt oss inn i tilstands- og takstrapport, selgers egenerklæring, meglers prospekt og vært på visning. I tillegg søker vi på nett om skolekrets, kollektivtrafikk, parkeringsmuligheter, avstand til butikker og så videre. Vi vet at dette er elementer som må ligge til grunn, både for å redusere usikkerheten og for å kunne dreie følelsen fra “dette føles galt” til “dette føles riktig”. Det er en meglers ansvar og oppgave å sørge for kvalitet i disse elementene, for de vet erfaringsmessig hva som er viktig for folk. Jo bedre en megler kjenner oss, jo bedre reiseleder er megleren. Vi må tørre å stole på at megleren også ønsker det beste for oss, ikke bare at de skal tjene penger på et salg. Gevinsten begge ønsker å oppnå, er færrest mulige negative overraskelser etter at vi har flyttet inn i boligen.
Digitaliseringsreisen
På mange måter handler gjennomføring av digitaliseringsprosjekter eller digitale transformasjoner mye om det samme. Her skal hele eller deler av virksomheten gjennom en endringsreise - og mange blir berørt. Noen ansatte skal kanskje gjøre noe helt annet, mens andre skal kanskje gjøre ting på en helt ny måte enn før. Det er mange spørsmål og følelser som settes i sving. Beholder jeg jobben? Vil jeg trives med det nye? Er det bedre å forlate skuta? Som kjent i endringsledelse, handler det om lysten og motivasjonen til å gjennomføre endringen og til å overvinne motstanden og frykten mot den. Fra noe som føles galt, til noe som føles riktig.
Det er her prosessledere, kaospiloter, tjenestedesignere, virksomhetsarkitekter, sikkerhetsansvarlige og løsningsarkitekter kommer inn som reiseledere. Hvilke fakta er nødvendig for å forstå hvorfor vi skal endre oss? Hvordan vil endingen treffe oss? Hva skal til for at alle som blir berørt, vil være med på endringsreisen? Det er ikke tilfeldig at Prosjektveiviseren fra Digitaliseringsdirektoratet, tuftet på PRINCE2, har fokus på behov-, mål-, gap- og interessentanalyse i tidlig fase. Dette er helt avgjørende kvalitetsleveranser for å sikre at de reisende har lyst til å være med, ellers blir det som oftest ingen gevinst i den andre enden. Som reiseleder må man passe på at alle som blir berørt, blir informert og forstår behovet for endring.
Virksomhetsarkitekturfunksjonen
Kjært barn har mange navn. Vi kjenner navn som arkitekturråd, arkitekturstyre, endringsråd, EA-team, virksomhetsarkitektene og nå en virksomhetsarkitekturfunksjon (VA-funksjon). En VA-funksjon bør etableres som et internt reisebyrå som er gode på digitale endringsreiser i virksomheten. Funksjonen bør bestå av erfarne virksomhetsarkitekter med lang fartstid, også innenfor sikkerhet, prosessledelse og tjenestedesign. Ved å utføre gode behov-, mål-, gap- og interessentanalyser i tidlig fase kommer funksjonen i kontakt med ansatte som kommer til å bli berørt, direkte eller indirekte. Mange motsetter seg å dele informasjon om hvordan ting gjøres i dag i frykt for at dette vil medføre endringer. Som gode eiendomsmeglere er erfarne virksomhetsarkitekter flinke til å forstå og kommunisere behov, innhente og forankre fakta med god kvalitet og være diplomatiske endringsledere sammen med de som blir berørt. Det er når vi stuper ned i detaljene og må snakke med folk, at utfordringene kommer frem. Det å vente med å ta opp disse problemstillingene til gjennomføringsfasen, fører ofte til “scope creep”, som igjen fører til at de ikke blir prioritert. Dermed er det stor fare for at prosjektet gjennomføres med mye mindre sannsynlighet for gevinst, enn det som er nedfelt i business caset.
Endringsledelse som kapabilitet i en virksomhet der en VA-funksjon står sentralt, er viktig i den digitaliseringstiden vi er inne i. Økt konkurranse med digitalisering treffer både brukere, ansatte, kunder og leverandører i mye større grad enn før. Vi trenger reiseledere som tenker som eiendomsmeglere!
Er virksomheten din i stand til å møte det som kreves?
John Ole holder en presentasjon på Software2021 11. februar, der han skal snakke om hvorfor og hvordan en VA-funksjon er viktig for virksomheten for å oppnå gevinst i digitaliseringsprosjekter.
