Bli klar for den nye normalen med en full potential plan

Strategi og digitalisering IT Strategi
LARS LINDEGAARD
03.05.2021

2021 er godt i gang og mange er spente på hva det nye året bringer. I krisetider blir fokus og energi brukt på å håndtere de nærmeste utfordringene, vi ser at koronapandemien skaper nye vinnere og tapere i næringslivet. Ledere vi snakker med kjenner på usikkerhet knyttet til hva som skal til for å lykkes fremover.

Alle kriser er unike, og i den nåværende krisen er det utfordrende å forstå de mange motstridende trekkene i dagens økonomi. Børs, eiendom og luksusvarer setter nye rekorder, og vi har færre konkurser enn noen gang, samtidig stiger arbeidsledigheten historisk raskt og den underliggende verdiskapingen i økonomien er fallende. 

Noe forklares av koronatiltak og at Stortinget bevilget mer enn 130 milliarder i støtte-ordninger til husholdninger og næringsliv i 2020 - og det på rekordtid. Når støtte-ordningene etter hvert avvikles, vil det komme en periode med omstilling og kostnadsforbedring, for å beskytte marginer og opprettholde konkurransekraften.

Så, skal virksomheten din komme ut av krisen og inn i den «nye normalen» på god måte er tiden inne for å handle nå. Eiere og investorer bør gi lederne mandat og handlingsrom til å løfte blikket for å finne nye vekstområder og gjøre grep for å forme en fremtidsrettet organisasjon som er i posisjon for å lykkes i den nye normalen.

Med en «full potential plan» vil virksomheten og ledelsen fokusere på de rette tingene, og sørge for at eiere og ledelse er samkjørt på prioriteringer. Vi anbefaler at planen bygges rundt fem hovedpilarer:
Knowits fem pilarer i en full potential plan

1. Høy ambisjon
Vi har alle en tendens til å ønske å holde oss innenfor komfortsonen, særlig når det gjelder å sette mål for fremtiden. Dette gjelder også for mange etablerte bedrifter, der det er vanlig å ha vekstmål i området 3-5% per år.

Når PE-selskaper investerer i nye bedrifter er det vanlig å sette et dristig og hårete mål, for å utfordre etablerte prosesser og tankemønstre. Hvis ambisjonen er å gå fra å være nummer fire til å bli markedsledende holder det ikke med 3-5% vekst – man må tvinge bedriften og de ansatte til å tenke nytt. I stedet for å spørre «hvor mye kan vi forbedre resultatet fra i fjor» må man spørre «hva skal til for å doble antall kunder i løpet av de neste tre år?». Ved å tørre å tenke nytt og utfordre etablerte prosesser og operasjonsmodeller er det utrolig mange gode idéer som dukker opp, og man kan få med seg ledere og ansatte på prosessen og benytte den til å skape engasjement i bedriften rundt vekstambisjoner.

2. Tydelig fokus og strategi
Alt for ofte overvurderer ledere hva som er mulig for organisasjonen å oppnå innenfor en gitt tidsfrist, det resulterer i stress og passe resultater. Det er vanskelig å prioritere de rette tingene for å realisere de høye ambisjonene og nå målene.

Steve Jobs var kjent for å samle 100 av sine beste ledere og medarbeidere i Apple hvert år for en tredagers summit, og på slutten av disse samlingene laget de sammen en liste over de ti viktigste prioriteringene for det kommende året. Og hvert år strøk Steve Jobs de nederste 7, og sa “vi klarer bare å gjennomføre tre”.

En viktig grunn til at Apple har lykkes, er ikke at de har en stor produktportefølje med hundrevis av produkter, men at de har hatt fokus, og en tydelig strategi. Svært mange av produktene de har utviklet har vært nytenkende og banebrytende på sine områder. Å ha en tydelig strategi og et tydelig fokus betyr å ha et klart bilde over hva man ønsker å oppnå, og hvordan man skal komme dit – men vel så viktig, og kanskje enda mer utfordrende, er også å evne å prioritere bort andre gode idéer.

3. Riktig talent og organisering
Når ledelse og eiere har satt ambisjonene og funnet de 3-5 viktigste initiativene er det viktig å sikre at man har organisering og ledelse for å lykkes med gjennomføringen. Ledere i små og mellomstore bedrifter må ofte være eksperter på svært mange områder, og spisskompetansen som i mange tilfeller kreves for å klare å gjennomføre de prioriterte endringene finnes kanskje ikke i bedriften fra før. Det er svært viktig at denne vurderingen gjøres tidlig i prosessen og ikke etter 1-2 år, slik at man enten kan sørge for at de rette personene får nødvendig opplæring, eller at man henter inn kompetansen og erfaringen som kreves.

Vel så viktig som rett kompetanse og erfaring er organisering og rett innstilling hos de ansatte. En tydelig organisering av bedriften der kompetanse bygges innenfor tydelige funksjoner og avdelinger er viktig for å sikre totalkompetansen så vel som en effektiv struktur, der tiden kan brukes på å utføre arbeide og ikke diskutere kompetansegap og saker som faller mellom avdelinger på grunn av uklarheter.

Og sist, men ikke minst, er det viktig å sørge for at bedriften ansetter mennesker med rett innstilling, og at man klarer å skape engasjement og motivasjon hos de ansatte. Forskning viser at bedrifter som over tid klarer å ha engasjerte ansatte får gjennomført mer, de har høyere vekst, og leverer bedre på bunnlinjen enn sine konkurrenter. Sørg for at du fostrer en kultur i bedriften der man feirer fremgang og seiere, men også lærer av og deler feil som læringspunkter. Dette vil bidra til en transparent og fremgangsrik kultur der de ansatte vil dele kompetanse og yte ekstra.

4. Effektiv infrastruktur
Umoderne infrastruktur og IT-systemer er svært ofte årsaken til at bedrifter har vanskeligheter med å gjennomføre endringer, og fører til at de over tid ikke er konkurransedyktige. Har du tenkt over hvorfor det er slik at noen tjenesteleverandører kan iverksette viktige endringer og nye produkter på internettsidene sine i løpet av få timer, mens andre kan bruke uker og måneder?

En moderne og effektiv infrastruktur gjør det mulig å raskt rulle ut nye produkter og forbedringer. De synlige forskjellene øker stadig, og med referanser som Apple, Google, Facebook og Tesla, der tjenester er knyttet sammen på tvers av plattformer og alle oppgraderinger foregår sømløst, øker også forventningene til andre og mer tradisjonelle tjenesteleverandører. Gapet i kundetilfredshet og lojalitet mellom de bedriftene som klarer å tilpasse seg og henge med på digitaliseringsbølgen, og de som blir hengende bak, vil fortsette å øke.

For å kunne støtte opp under de høye ambisjonene og prioriterte initiativene bedriften har identifisert, er det viktig å ta grep tidlig, og planlegge for en transformasjon til en moderne infrastruktur og IT-plattform som støtter opp under en agil og sprint-basert arbeidsmetodikk, et tett samarbeide mellom forretningsside og IT, og en høy grad av automatisering.

5. Måle og forbedre
Når «Full Potential Plan» er definert og iverksatt er det viktig å måle fremdriften. Gjennomføringskraft er viktigst av alt, og alt for ofte måles denne ved å se på milepæler og budsjett. Om endringsprogrammet følger tidsplanen og planlagt ressursforbruk er det vel og bra, men det sier ikke nødvendigvis noe om hvordan man ligger an til å øke salget eller redusere kostnader. Det er derfor viktig å definere tydelige og målbare KPIer som viser endringer og fremgang, særlig på bedriftens bunnlinje.

Det er også svært viktig at disse KPIene deles og er kjent for alle ansatte i selskapet, slik at man skaper et felles eierskap og målsetning. En KPI som for eksempel EBITDA for bedriften er åpenbar for ledelsen og økonomiavdelingen, men hvordan sikrer du at alle team og funksjoner i selskapet forstår hvordan deres arbeide og ansvarsområder støtter opp under bedriftens overordnede KPIer? For å tydeliggjøre dette for alle ansatte er det stadig flere bedrifter som benytter seg av OKRs – Objectives and Key Results. Les mer om OKRs her.

Lars og Ole

Om forfatterene
Lars er utdannet sivilingeniør fra NTNU, og leder Knowit Insights avdeling for Enterprise Architecture. Han har 20 års erfaring som konsulent og leder i IT-bransjen, og har bred erfaring som prosjekt og programleder for store implementerings- og transformasjons-prosjekter både som konsulent og linjeleder.

Ole er utdannet siviløkonom fra NHH, og leder Knowit Insights sin avdeling Automation and Data Analytics. Som management konsulent har han bred erfaring med å innføre digitale medarbeidere, og er opptatt av varige data drevne forbedringer for sine kunder gjennom ny teknologi.

Om Knowit
Vi i Knowit er eksperter på å hjelpe våre kunder med utforming av strategi og planer, samt støtte i gjennomføring av disse. Vi har dyktige folk med lang erfaring fra alle aspekter av strategi, agile samarbeidsmetoder, endringsledelse, produktutvikling og virksomhetsarkitektur. Vi vet hva som fungerer. Vi lever og ånder for å sørge for at nettopp din virksomhet kan bli den beste versjonen av seg selv, hente ut det fulle potensialet, og bli klare for den nye normalen.

Les mer om eller kontakt Knowit Insight her

Läs fler av våra blogginlägg

Flere innlegg