Det finnes utallige bøker, artikler og presentasjoner som definerer hva OKRs er og hvorfor det skaper verdi for organisasjoner. I vårt første innlegg i denne artikkelserien om OKRs, publisert tidligere i vår, presenterer vi den viktigste innsikten om dette fra eksisterende kilder, kombinert med våre egne erfaringer, på en kortfattet og enkel måte.
Ikke alle virksomheter lykkes med OKRs, og det finnes få gode kilder som gir innsikt og veiledning i hva som skal til for å innføre OKRs hensiktsmessig. Med det som bakteppe ønsker vi i del to av vår artikkelserie å dele hva vi erfarer er avgjørende for å lykkes med OKRs:
Syv kriterier som er avgjørende for å lykkes innføring av OKRs
Figur 1: Knowits syv kriterier for å lykkes med innføring av OKRs
1. Definer virksomhetens formål
Uavhengig av hvordan en velger å drive målstyring er det for enhver virksomhet helt avgjørende å definere hvorfor virksomheten eksisterer. Uten et formål beskrevet i visjons- og misjonsformuleringer, en overordnet strategi og forretningsmål vil det være nærmest umulig å formulere og definere relevante OKRs, fordi OKRs er tett knyttet til alle disse strategiske komponentene. Dersom din organisasjon ikke er omforent om det overordnede formålet, så bør første øvelse være å ta utgangspunkt i det konkrete produktet eller tjenesten dere leverer og stille spørsmålene 1) Hva leverer vi og hvilken verdi skaper dette for kundene våre?, 2) Hvordan leverer vi og hva gjør oss bedre eller annerledes enn konkurrentene våre? og 3) Hva er det grunnleggende formålet til vår organisasjon - hvorfor er vi til?
2. Konkretiser årsaken til innføring av OKRs
Du har kanskje allerede konkludert med at OKRs virker fornuftig, og ønsker å innføre det i din organisasjon. Innføring av OKRs i organisasjonen vil føre til endring. For at organisasjonen skal være motivert og ha tilstrekkelig gjennomføringsevne til å lykkes med endringen, er det avgjørende at man forstår hvorfor den gjøres. Før en går i gang med innføringen er det derfor vesentlig å konkretisere hva du ønsker å oppnå med OKRs. I det første innlegget i artikkelserien trekker vi frem Strategisk forankring, Transparens, Eierskap, Prioritering og Effektivitet som de fem fremste fordelene ved OKRs. Kanskje er noen av disse fordelene mer relevante enn andre for din organisasjon, og kanskje har dere helt andre insentiver? Vår erfaring tilsier at dette vil kunne variere i ulike virksomheter, basert på eksempelvis bransje, størrelse, kompleksitet og det overordnede formålet.
3. Sikre forankring i organisasjonen
Endringer, av typen innføring av OKRs medfører, skjer sjelden uten motstand. For å lykkes med innføring av varige endringer, er det nødvendig å skaffe forankring hos de rette ressursene i organisasjonen, ofte med ledergruppen som høyeste prioritet. Vår erfaring tilsier at det er svært kraftfullt å pilotere OKRs over en periode med ledergruppen, eller et annet team som ledergruppen har pekt ut og har tillit til. For å få gjennomslag for en slik pilot må du sette OKRs på agendaen. Benytt de relevante fora du har til rådighet for å presentere modellen, identifiserte fordeler ved å innføre OKRs og suksesshistorier fra lignende selskap. Snakk gjerne med mennesker i organisasjonen du anser som kreative og fremoverlente. Det er langt enklere å sikre forankring hos ledergruppen og organisasjonen for øvrig, dersom du har engasjerte OKR-ambassadører på laget.
4. Utform OKRs i sammenheng med virksomhetens formål
OKRs har stort potensial til å effektivt støtte organisasjonen i arbeidet med å prioritere aktivitetene som faktisk hjelper virksomheten å oppfylle sitt overordnede formål. Er det noen strategiske områder som er spesielt viktige? I så fall bør disse områdene gjenspeiles i de OKRs som velges. Når det er utformet et førsteutkast til organisasjonens OKRs anbefaler vi alltid å stille spørsmålet; Hva betyr det for oss, dersom vi oppnår dette? Dersom svaret for de ulike Key Results er at det tilhørende Objectivet er oppnådd, og for de ulike Objectivene er at dere er nærmere organisasjonens formål, så kvalifiserer vi organisasjonens OKRs som gode. Dersom dette ikke er tilfellet, er det hensiktsmessig å iterere og raffinere disse.
Det er også et premiss at alle involverte kjenner godt til de tre byggesteinene, (1) Objectives, (2) Key Results og (3) Initiatives, som du kan lese mer om i det første innlegget i denne artikkelserien.
5. Sett tydelige oppfølgingsrutiner
Det er ulike måter å håndtere oppfølgingsrutiner på internt i organisasjonen, og man bør være forberedt på at dette vil måtte tilpasses og revideres underveis. Likevel ser vi at det er fornuftig å ha et forhold til hvordan OKRs skal forvaltes fra et tidlig stadium. Hvordan og hvor ofte skal progresjon måles? Hvordan skal måloppnåelse kommuniseres på tvers? Hvilke verktøy skal vi bruke i oppfølgingen? Teorien anbefaler ukentlig måling av fremdrift, og at OKRs oppdateres kvartalsvis. Det finnes også flere gode kommunikasjons- og oppfølgingsverktøy som kan benyttes. Vår erfaring er at alle virksomheter er unike, og at oppfølgingsrutiner og -verktøy tilpasses virksomhetens behov. Det viktigste er at oppfølgingsrutinene er tydelige for alle, at progresjon kommuniseres på tvers av team i hele organisasjonen og at det gjøres på en måte som organisasjonen er komfortabel med. Under Knowit talks mai 2021 forteller Ordr, en av landets ledende aktører innen mobile bestillingsløsninger i serveringsbransjen, blant annet om hvordan de sikrer tydelig oppfølging av sine OKRs. Se webinaret ved å følge lenken nedenfor.
6. Legg en konkret plan for utrulling
For å maksimere verdien ved å ta i bruk OKRs bør det skaleres og rulles ut til hele organisasjonen. Hvordan og hvor raskt utrullingen skal foregå avhenger ofte av kompleksiteten i organisasjonen, i tillegg til størrelse og modenhet. Det bør skisseres hvordan ulike avdelinger, team og individ skal omfattes av dette og hvordan utrullingen skal skje. Ved å gjennomføre en hensiktsmessig pilot som representerer organisasjonen på en helhetlig måte og implementere gode mekanismer for systematisk kapring av læring, vil gjøre det enklere å legge en fornuftig utrullingsplan. Det viktigste er likevel at de ulike delene av organisasjonen får en forståelse for hva de kan gjøre for å bidra til at virksomheten når sine OKRs, og at de kan tilpasse egne mål deretter.
7. Vær tålmodig og tør å feile
Tålmodighet er nøkkelen til å suksessfull innføring – alle feiler i større eller mindre grad innledningsvis. Det er faktisk fordelaktig at virksomheten i samråd finner ut hva som må justeres. Vi erfarer at det bidrar til forsterket eierskap til målstyringen. Å innføre og bruke OKRs er en kontinuerlig læringsprosess. Det er vanskelig å utarbeide gode OKRs og rulle dette ut i storskala umiddelbart. Man lærer likevel raskt og det er betydelig verdi i å reflektere løpende rundt hva som skal til for å lykkes som virksomhet og hvordan progresjon skal måles. Erfaring fra inn- og utland forteller at det som regel tar opp imot et år før man virkelig ser verdien av OKRs, og at det krever justering og tilpasning underveis. Heldigvis er reisen utrolig givende!
Oppsummert er det syv kriterier som skal til for å lykkes med innføring av OKRs:
- Definer virksomhetens formål
- Konkretiser årsaken til innføring av OKRs
- Sikre forankring i organisasjonen
- Utform OKRs i sammenheng med virksomhetens formål
- Sett tydelige oppfølgingsrutiner
- Legg en konkret plan for utrulling
- Vær tålmodig og tør å feile
Vi i Knowit Insight har betydelig erfaring med OKRs, og hjelper våre kunder med å lykkes med innføring av dette. Vi kjenner til utfordringene, og vet hva som skal til for å håndtere disse slik at din virksomhet virkelig får nytteverdi og skyter fart for å levere på målene. Enten du er nysgjerrig, planlegger å innføre OKRs eller allerede er godt på vei – vi bidrar gjerne. Ønsker du å vite mer om OKRs og hvordan Knowit Insight kan hjelpe din virksomhet? Ta kontakt med Tarjei Bakken eller Herman I. Gulbrandsen for en uforpliktende prat.
Om forfatteren
Herman I. Gulbrandsen er utdannet ved Cass Business School og har arbeidserfaring fra både inn- og utland. Han er Senior Consultant i Knowit Insight, innen forretningsområdet Strategy & Business Development. Som konsulent er Herman lidenskapelig opptatt hvordan teknologi og forretning går hånd i hånd, og videre hvordan ny teknologi og innovasjon kan muliggjøre optimalisering av prosesser og kundeopplevelser.
Om Knowit
Knowit Insight bistår virksomheter med digitale transformasjoner og strategiske problemstillinger. Som en del av Skandinavias største kompetansemiljø på innovasjon, Business Agile, bruk av Data og Analytics samt intelligent automasjon, vil vi gjerne bistå din organisasjon med å ta det første steget på veien mot å sikre at strategisk forankring slik at hele organisasjonen jobber i samme retning. Les mer om eller kontakt Knowit Insight her.
Dette er det andre innlegget i en artikkelserie hvor vi tar for oss ulike aspekter ved målstyringsverktøyet Objectives & Key Results (OKRs). I det første innlegget i serien tar vi for oss henholdsvis hva OKRs er og hvorfor det bør være på din agenda. I det tredje innlegget ser vi på fire fallgruver med OKRs og hvordan du håndterer de. Du kan lese alle innleggene i serien ved å klikke på lenkene nedenfor
- OKRs – derfor bør det være på din virksomhets agenda
- Syv kriterier for å lykkes med innføring av OKRs
- Fire fallgruver med OKRs – slik håndterer du de